5 маркеров переквалификации подотчета в заработную плату

Переквалификация подотчета в заработную плату

Подотчетные лица - это лица, которым денежные средства выданы для оплаты товаров работ услуг в интересах компании. 

Основание: пп.6.3 п.6 Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У

Кто может быть подотчетным лицом: 

- сотрудники 

- лица, с которыми заключен договор гражданско-правового правового характера 

5 основных маркеров, которые могут стать основанием для доначисления НДФЛ и страховых взносов: 

1. Денежные средства не возвращены подотчетным лицом в установленный срок

Срок, на который выдаются подотчетные суммы, должен быть указан в приказе на выдачу денежных средств или в заявлении подотчетного лица, которое подписано руководителем.  

Основание:  пп.6.3 п.6 Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У, Письмо Минфина России от 16.12.2019 N 03-04-06/98341, Письмо Минфина России от 01.02.2018 N 03-04-06/5808

Если срок выдачи под отчет в компании стандартизирован, то можно прописать его в локальном нормативном документе, например, в инструкции или положении.  

Судебная практика в пользу налогового органа: 

Решение АС Республики Коми от 24.08.2021 по делу № А29-6787/2021  

Аргументы проверяющих: 

• если работник не представил авансовый отчет с подтверждающими документами в установленный срок, то суммы, выданные указанному работнику под отчет на хозяйственные нужды, должны рассматриваться как выплаты в пользу такого работника в рамках трудовых отношений и, следовательно, признаются объектом обложения по страховым взносам. Указанные суммы подлежат обложению страховыми взносами на общих основаниях. Соответственно, обязанность исчислять и перечислять страховые взносы с указанных сумм также лежит на налоговом агенте. 

• меры по взысканию денежных средств в судебном порядке со стороны Общества не предпринимались.

• Обществом не представлены доказательства того, что выплаченные доходы физическому лицу попадают в исчерпывающий перечень выплат, как не подлежащих обложению страховыми взносами выплат физическим лицам

Аргументы компании: 

• перечисления на банковскую карту физического лица являются подотчетными суммами, полученными работником в качестве аванса, которые физическим лицом не возвращены, не были связаны с выполнением им трудовых функций, либо командировочными расходами, а потому объектом обложения страховыми взносами спорные суммы быть не могут. Сам факт наличия трудовых отношений между работником и работодателем не свидетельствует о том, что все выплаты, которые начисляются работникам, представляют собой оплату труда

Вывод: 

• деньги не возвращены вовремя 

• нет требования о возврате 

• нет удержаний из зарплаты 

Действия умышленные и по сути подотчетные средства являются заработной платой. Следовательно, доначисление страховых взносов и НДФЛ

Судебная практика в пользу налогоплательщика:  

Постановление АС Центрального округа от 19.07.2016 N Ф10-2385/2016 по делу N А36-5689/2015

Налогоплательщику было предложено удержать и перечислить в бюджет НДФЛ в сумме 11.558.011 рублей.

Аргумент налогового органа: 

• выданные работнику организации подотчетные суммы, не израсходованные в соответствии с авансовыми отчетами и не возвращенные обществу, являются доходом физического лица, в отношении которого у общества как налогового агента возникает обязанность исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ

Выводы суда: у налогоплательщика еще было время на составление авансового отчета или взыскания средств, т.к.:

• бесспорные доказательства, подтверждающие, что спорные денежные средства были получены лицом безвозмездно в свое пользование или присвоены, в материалах дела отсутствуют

• доказательства взыскания и возврата лицом подотчетных средств, не могли быть представлены в ходе проведенной проверки в силу объективных причин, поскольку относятся к периоду после проведения налоговой проверки.

Тем не менее риск у компании сохраняется. Если в указанный срок авансовый отчет не предоставлен, то у компании есть всего месяц для удержания денежных средств из заработной платы по соглашению с сотрудникам. Иначе - через суд.

2. Необоснованно большая сумма 

Компании и ИП могут выдавать подотчетному лицу деньги в любой сумме, т. к. законодательно лимит не установлен. 

Необходимо принимать во внимание: 

• Сумма расчетов подотчетными средствами по одному договору на должна превышать 100.000 рублей. 

• Расходы должны быть обоснованы 

Согласно Федеральному закону от 07.08.2001 N 115-ФЗ (О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма):

• контролю подлежат операции по снятию или зачислению наличных на счет организации или ИП если сумма, на которую совершается соответствующая операция, равна или превышает 1.000.000 рублей либо равна сумме в иностранной валюте, эквивалентной 1.000.000 рублей, или превышает ее.

При этом важна общая сумма за день и нет смысла разбивать двумя-тремя платежами. Например, 6 платежей по 200.000 рублей также попадут под контроль как и один платеж на 1.200.000 рублей.

Контроль за операциями со стороны банка не стоит недооценивать, т.к. нарушения законодательства может привести к отзыву лицензии.