Налоговые риски по авансовым отчетам: 5 причин, по которым ФНС может снять расходы и доначислить налоги

Подотчетные суммы - одна из тех зон учета, где налоговые риски нередко возникают не из-за умышленных действий, а из-за пробелов в документообороте, несогласованности внутренних процессов и формального подхода к оформлению операций.

Разберем 5 наиболее существенных точек риска и способы их закрыть.

Риск 1. Невозвращенный остаток по подотчету могут расценить как доход сотрудника

Если сотрудник не отчитался за полученный аванс, не вернул остаток, а компания не предпринимает действий по взысканию задолженности, у налоговой может возникнуть вопрос о правовой природе такой выплаты.

Когда целевое использование денежных средств не подтверждено, деньги не возвращены в кассу или на расчетный счет и задолженность не удерживается из заработной платы, возникает риск, что выплату сочтут доходом сотрудника, связанным с трудовыми отношениями.

В таком случае могут возникнуть дополнительные обязательства по НДФЛ и страховым взносам.

Особенно рискованной выглядит ситуация, когда подотчетная задолженность продолжает числиться годами без объяснения причин и каких-либо действий со стороны работодателя.

Как закрыть риск?

Внутренними документами следует установить понятный порядок работы с подотчетной задолженностью: срок представления отчета, порядок возврата остатка и дальнейшие действия работодателя. Не нужно оставлять задолженность без движения. Если деньги не возвращены, компания должна своевременно зафиксировать причины, определить статус задолженности и предпринять предусмотренные внутренними документами меры.

Риск 2. Первичные документы не подтверждают расход

К авансовому отчету недостаточно приложить любой документ, подтверждающий покупку. Состав подтверждающих документов зависит от характера расходов, а сами документы должны позволять установить, что именно приобрел сотрудник, у кого, когда и за какую сумму.

Риски возникают, например, при отсутствии обязательных реквизитов в кассовом чеке, отсутствии документа, подтверждающего оплату, или попытке подтвердить расход только товарным чеком.

Проверка чека через сервис ФНС не заменяет комплект документов, подтверждающих хозяйственную операцию и ее связь с деятельностью компании.

Если документы не позволяют подтвердить экономическую обоснованность и документальное оформление затрат, расходы могут быть исключены из налоговой базы по налогу на прибыль (УСН). По операциям с НДС под вопросом может оказаться и право на вычет.

Как закрыть риск?

Перед утверждением авансового отчета необходимо проверять не только наличие документа, но и его содержание. Если документ утрачен, по возможности следует получить его дубликат или иным способом восстановить доказательства операции. При отсутствии достаточных подтверждений безопаснее отдельно оценить возможность признания расхода в налоговом учете, чем оставлять «все как есть» до проверки.

Риск 3. Электронный чек есть, но его недостаточно

Электронный чек может подтвердить расходы, однако важно сохранить его в пригодном для проверки виде.

На практике значение имеют сразу несколько обстоятельств:

• наличие обязательных реквизитов;
• читаемость документа;
• возможность подтвердить его подлинность и связь с конкретной покупкой.

Поэтому один только скриншот чека или его распечатка не должны автоматически считаться достаточным подтверждением расходов без проверки содержания документа.

Как закрыть риск?

Компании необходимо закрепить в локальном акте обязательный порядок действий при утрате электронного документа: объяснение сотрудника, восстановление чека и сохранение подтверждения его подлинности. Это докажет не только факт покупки, но и корректность оформления расходов.

Риск 4. Валютные расходы могут исказить сумму затрат из-за неправильного курса

При зарубежных поездках отдельная зона риска — пересчет расходов в иностранной валюте в рубли. Ошибка может возникнуть уже на этапе выбора даты, на которую применяется курс. В результате в бухгалтерском и налоговом учете формируется сумма расходов, отличающаяся от той, которая должна быть отражена по установленным правилам. При отсутствии документов о покупке иностранной валюты применяется предусмотренный порядок пересчета в рубли.

Как закрыть риск?

На дату утверждения авансового отчета необходимо отразить в учете расходы, оплаченные подотчетным лицом. При этом сумма расхода в иностранной валюте пересчитывается в рубли:

• по курсу ЦБ РФ, установленному на дату выдачи аванса, в части расходов, оплаченных подотчетными деньгами;
• по курсу ЦБ РФ, установленному на дату утверждения авансового отчета, а в случае отсутствия курса ЦБ РФ — по кросс-курсу в части расходов, оплаченных за счет средств работника (при наличии перерасхода).

Риск 5. Подотчет исполнителю по ГПХ может создать риск переквалификации в трудовые отношения

Отдельная и менее очевидная зона риска — выдача подотчетных сумм исполнителям по гражданско-правовым договорам, включая самозанятых.

Формально такая практика допускается и передача денежных средств не превращает ГПХ в трудовой договор. Но если взаимодействие с исполнителем фактически выстроено по модели трудовых отношений — с постоянной подотчетностью, контролем процесса работы, регулярностью, обязанностью соблюдать внутренний порядок и другими характерными признаками, — совокупность таких обстоятельств может стать аргументом для налоговой при оценке природы отношений.

Факт выдачи исполнителю именно подотчетного аванса (с обязательным отчетом, контролем целевого расходования, возвратом остатка) может послужить одним из косвенных признаков фактических трудовых, а не гражданско-правовых отношений — со всеми вытекающими последствиями для страховых взносов и НДФЛ, которые начисляются при переквалификации.

Как закрыть риск?

При работе с исполнителями по ГПХ важно не просто заменить терминологию в договоре, а выстроить взаимодействие в соответствии с гражданско-правовой моделью. Документы должны отражать именно результат и условия гражданско-правового договора, а не отношения, характерные для штатного работника.

Что объединяет все пять рисков?

Во всех случаях проблема начинается с одного и того же: деньги выданы, но документы и фактические действия компании не формируют понятную картину совершенной операции. Для налоговой проверки недостаточно наличия авансового отчета. Необходимо подтвердить всю цепочку событий: кому и на какие цели выданы денежные средства, что фактически приобретено и чем подтверждена покупка, как операция отражена в учета, что в конечном итоге – остаток или перерасход. Чем последовательнее выстроена эта цепочка, тем меньше оснований для налоговых претензий.