Как списать кредиторскую задолженность: пошаговое руководство для бухгалтера

В любой организации есть долги, и иногда они остаются невзысканными. Подробнее расскажем о том, как списать такую задолженность в учете.

Самое главное:

• Кредиторскую задолженность можно списать, если истек срок исковой давности, кредитор ликвидирован или долг прощен.
• Срок исковой давности — три года, но прерывается при признании долга.
• Датой списания считается дата истечения срока давности, внесения записи о ликвидации кредитора в ЕГРЮЛ или подписания соглашения о прощении долга.
• Списанная кредиторская задолженность включается в доходы, за исключением определенных случаев.

Кредиторская задолженность — это обязательства организации перед контрагентами и иными лицами. К ней относятся, в частности, полученные авансы, по которым не была осуществлена отгрузка, а также обязательства по оплате товаров, работ, услуг, займов и иных поступлений, по которым расчеты с контрагентами не завершены.

Просроченная задолженность по истечении определенного времени или при наступлении некоторых обстоятельств подлежит списанию.

Когда можно списать кредиторскую задолженность

• Истек срок исковой давности, который составляет 3 года согласно ст. 196 ГК.
• Некому оплатить долг — организация-кредитор перестала существовать.
• Кредитор простил долг.

Как определить дату списания

Дата списания долга зависит от конкретных обстоятельств хозяйственной деятельности.

Истечение срока исковой давности

При подсчете трехлетнего срока есть некоторые нюансы. Если договор:

• Содержит дату погашения обязательства — срок давности начинает отсчитываться, начиная со следующего дня после этой даты.

• Не содержит даты погашения обязательства — срок давности отсчитывается с даты, когда кредитор выставил требование о погашении обязательства. Для требования, которое содержит определенный интервал выполнения обязательства, срок отсчитывается после окончания такого периода.

Согласно ст. 203 ГК, срок исковой давности может прерываться. Это происходит в тех случаях, когда организация-должник признала своими действиями этот долг. К таким шагам могут относиться:

• подписание акта сверки, рассрочки, отсрочки платежей;

• частичное погашение долга;

• уплата процентов по долгу и т. д.

Прерывание срока исковой давности означает, что срок длительностью три года нужно отсчитывать заново при наступлении одного из описанных событий. Но суммарно срок исковой давности со всеми продлениями не может составлять больше 10 лет (п. 2 ст. 196 ГК).

Некому оплатить долг

Любая организация может прекратить свое существование, и кредиторы здесь не исключение.

Датой списания задолженности будет дата внесения в ЕГРЮЛ записи:

• о ликвидации, если эта процедура проведена добровольно;

• о внесении записи об исключении как недействующего юрлица.

Это основание для списания долга не распространяется на индивидуальных предпринимателей, исключенных из ЕГРИП. Об этом говорится в письме Минфина от 27.04.2017 № 03-03-06/1/25384. По обязательствам ИП, прекратившего предпринимательскую деятельность, отвечает физическое лицо.

Прощение долга

Задолженность будет списываться на дату, когда подписано соглашение или иной документ о прощении долга.

Если существует несколько оснований, то для списания задолженности достаточно хотя бы одного из них. Об этом говорится в письме Минфина от 11.01.2023 № 03-03-06/1/648.

Как документально оформить списание кредиторской задолженности

Нужно подготовить пакет документов в следующем составе:

1. Акт инвентаризации расчетов. Можно использовать форму ИНВ-17 или разработать собственную на ее основе. В общем порядке инвентаризация проводится один раз в год, но при необходимости это можно делать чаще. Например, в целях выявления просроченной кредиторской задолженности.

2. Приложение (справка) к акту инвентаризации расчетов. Можно воспользоваться формой справки к ИНВ-17 или составить свою. В этом документе нужно отразить:

• наименование каждого контрагента;

• основание возникновения задолженности;

• сроки погашения;

• суммы просроченной и непросроченной кредиторской задолженности, а также суммы, по которым истек срок исковой давности или есть другие основания для списания.

3. Приказ о списании задолженности. Он составляется на бланке организации и содержит ссылку на Акт инвентаризации с Приложением.

4. Для обобщения информации по задолженности может оформляться бухгалтерская справка. В ней по каждому контрагенту описывается сумма списываемой задолженности, причина списания, корреспонденция бухгалтерских счетов, а также отнесение к статьям доходов в налоговом учете.

Оформление списания кредиторской задолженности в бухгалтерском учете

На основании описанных документов списание кредиторской задолженности оформляется следующими проводками:

• Дт 60,62,76 (прочие счета расчетов с контрагентами) Кт 91.01 «Прочие доходы».

Если ранее был начислен НДС по полученным авансам:

• Дт 91.02 «Прочие расходы» Кт 76 «НДС с авансов полученных»

Оформление списания кредиторской задолженности в налоговом учете

В налоговом учете списанная кредиторская задолженность отражается в составе внереализационных доходов согласно п. 18 ст. 250 НК. 

Доходом признается полная сумма задолженности, в том числе НДС. При этом спорным расходом будет сумма НДС с полученного аванса, списанного как безнадежная кредиторская задолженность.

В ст. 251 НК приведен ряд ситуаций, в которых списание задолженности не отражается в налоговых доходах. Это такие виды задолженности:

• по уплате налогов, страховых взносов, пеней и штрафов налоговую и внебюджетные фонды;

• перед участником организации, владеющим более 50% уставного капитала (за исключением долгов по уплате процентов по займам);

• перед организацией, если более 50% ее уставного капитала принадлежит юрлицу-должнику;

• перед участником организации (независимо от его доли), если в документе о прощении долга указано, что оно произведено для увеличения чистых активов компании;

• перед участником по дивидендам, которые не были востребованы.

Для плательщиков УСН в налоговые доходы не включаются списанные полученные авансы, по которым не прошла поставка (п.1 ст. 346.17 НК). Такие авансы и без того были включены в состав налоговой базы по УСН по правилам расчета этого налога.

Для расчета НДС произведенная операция по списанию задолженности роли не играет. Вычеты по списанным долгам перед поставщиками и вычеты по списанным авансам восстанавливать не нужно (письма Минфина от 21.06.2013 № 03-07-11/23503, от 24.05.2022 № 03-07-11/48045).

Часто задаваемые вопросы о кредиторской задолженности

Через какое время кредиторская задолженность подлежит списанию?

Общий срок исковой давности составляет три года (ст. 196 ГК). По его истечении кредиторскую задолженность можно списать. Если компания полностью или частично признала долг, срок исковой давности начинает заново (ст. 203 ГК).

Как списание кредиторской задолженности влияет на прибыль?

Сама по себе кредиторская задолженность — обычный элемент хозяйственной деятельности, особенно при отсрочке платежей. Но просроченная и не взысканная более трех лет задолженность при списании включается в доходы компании. С этой суммы нужно уплатить налог на прибыль.

Что будет, если пропустить срок списания кредиторской задолженности?

Если безнадежную кредиторскую задолженность списали позже отчетного периода, но в пределах того же года, компании грозят пени.

Если долг следовало списать в прошлом году, риски выше: возможны пени и штрафы за недоплату налога и грубое нарушение правил учета (ст. 120 и 122 НК).

Чтобы минимизировать последствия, нужно:

• доплатить налог и пени на ЕНС;

• подать уточненную декларацию с включением суммы безнадежного долга в налоговые доходы (п. 1, подп. 1 п. 4 ст. 81 НК).

Профессионально окажем аудиторские и консалтинговые услуги по вопросам снижения налоговой нагрузки в рамках законодательства:

• С 2017 года провели 600+ консультаций по налогообложению
• Законно сэкономили 5,2+ млрд рублей на налогах для бизнеса
• Снизили налоговую нагрузку в 20 раз на часовой консультации
• Провели 350+ проектов по налоговому аудиту и Due Diligence
• Предотвратили налоговых рисков на 29,7+ млрд рублей
• Провели тестирование проф знаний 5.000+ бухгалтеров

или обучим ваших сотрудников на одной из наших программ.