Как обосновать покупку автомобиля премиум-класса для бизнеса, чтобы не было проблем с налоговой

Самое главное:

• Дорогостоящими автомобилями считаются легковые авто со средней рыночной стоимостью от 10 млн рублей.

• Расходы на авто премиум-класса для налогового учета должны быть обоснованными и документально подтвержденными.

• Перечислили документы, которые нужны для обоснования расходов на покупку дорогостоящего авто.

Какой автомобиль считается дорогостоящим по закону

Согласно ст. 362 НК, дорогостоящими (премиум-класса) автомобилями считаются легковые авто со средней рыночной стоимостью от 10 млн рублей, включенные в официальный перечень Минпромторга. К ним применяется повышающий коэффициент 3 к транспортному налогу:

• для машин стоимостью 10–15 млн руб., если возраст не превышает 10 лет;

• для авто свыше 15 млн руб., если возраст не более 20 лет.

Почему дорогостоящую покупку нужно обосновывать для ФНС

Казалось бы коммерческое предприятие обладает самостоятельностью и свободой в распоряжении полученной прибылью и вправе расходовать средства так, как считает нужным руководство. Этот факт налоговики и не думают оспаривать. Но конфликт случается в тот момент, когда компания пытается включить затраты на приобретение дорогостоящего имущества в расходы для целей налога на прибыль или упрощенного налога на УСН, а также при вычете по НДС.

Расходы для налогового учета должны быть обоснованными и документально подтвержденными (п.1 ст. 252 НК).

• Обоснованные расходы — это экономически оправданные затраты, выраженные в денежной форме.

• Документально подтвержденные расходы — затраты, подтвержденные первичными документами, оформленными согласно законодательству РФ или обычаям делового оборота иностранных государств, где были осуществлены расходы. Это могут быть также косвенные подтверждающие документы, например, таможенные декларации, приказы о командировках, проездные билеты или отчеты о выполненных работах по договору.

При этом расходы признаются только если они произведены в целях осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Таким образом, чтобы списать расходы на дорогостоящий автомобиль при налогообложении прибыли, необходимо:

• экономическое обоснование затрат;

• наличие надлежащих документов, подтверждающих факт покупки (ч.5 ст.9 закона № 402-ФЗ);

• доказанная связь покупки с деятельностью, приносящей доход.

Невыполнение хотя бы одного из этих условий ведет к отказу в признании таких расходов в налоговом учете (

п.1 ст.252, п.49 ст. 270 НК).

Перейдем к самому интересному: как доказать налоговикам, что машина премиум-класса действительно используется для извлечения и увеличения прибыли бизнеса, а не служит исключительно в личных целях взаимозависимых лиц (директора, учредителя или еще кому-то из топ-менеджмента).

Кейс из практики: Компания приобрела дорогой автомобиль для директора. ФНС отказала в признании расходов, усомнившись в служебном использовании. Налогоплательщик обратился в суд и в обоснование своей позиции представил:

• договор купли-продажи, платежные документы и выписку из банка;

• приказ и локальный нормативный акт, в которых была указана служебная необходимость и цель покупки;

• путевые листы, чеки ГСМ, договоры на ТО;

• документы, подтверждающие регистрацию в ГИБДД, принятие к бухучету как ОС.

В результате суд встал на сторону компании, разрешив учесть все расходы и отказав в доначислениях (постановление АС Уральского округа № Ф09-5640/18 от 04.10.2018 по делу № А47-13583/2017).

Какие документы вам потребуются для обоснования покупки

Обоснованность расходов для налоговой базы оценивается с учетом обстоятельств, подтверждающих намерение налогоплательщика достичь экономического эффекта через реальную предпринимательскую или иную экономическую деятельность — об этом говорит Минфин в письме от 21.03.2017 № 03-03-07/16259. Чтобы доказать намерение и оправдать внушительные затраты вам потребуется оформление следующих документов.

Локальный нормативный документ — приказ

Обосновать необходимость приобретения имущества стоит в локальном акте (в организации может быть отдельное Положение о служебном транспорте, также зафиксировать необходимость поездок руководителя рекомендуется в должностной инструкции). Далее рекомендуется выпустить приказ, в котором прописать четко:

• цель приобретения — например, поездки на деловые встречи с заказчиками и партнерами для поддержания имиджа компании;

• определенные требования к авто — класс, оснащение (для комфорта при длительных поездках), обоснование выбора;

• указание, за каким конкретным сотрудником (например, гендиректором) закрепляется авто.

После приобретения с сотрудником должен быть подписан двусторонний Акт приема-передачи имущества.

Путевые листы, документы, подтверждающие расходы на ГСМ, страхование ОСАГО

Далее нам нужно доказать, что авто используется в производственной деятельности и приносит реальную пользу компании.

Для обоснования позиции в диалоге с налоговыми органами вам пригодятся:

• Путевые листы — документы содержат сведения о маршруте, ответственном лице, ТС, водителе, виде перевозки и сообщения (п. 14 ч. 1 ст. 2, ч. 1 ст. 6 закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ).

Путевые листы — документы, которые должны показать, что руководитель управляет машиной в рабочих целях: перевозит на нем грузы, своих работников, в том числе с багажом, третьих лиц — партнеров и заказчиков.

Например, на авто представительского класса он встречает в аэропорту иностранных делегатов и отвозит их на свое производство, чтобы продемонстрировать работу в целях заключения контракта.

• Чеки, накладные и платежные поручения на приобретение ГСМ (бензина или дизеля), подтверждающие связь затрат с рабочими поездками (пп.11 п.1 ст.264 НК).

• Полисы ОСАГО / КАСКО, квитанции оплаты страховки, обеспечивающие эксплуатацию авто.

• Договоры, счета-фактуры и акты на ремонт, техническое обслуживание и запчасти, фиксирующие поддержание ТС в рабочем состоянии (пп. 2 п. 1 ст. 253 НК).

Важно: выбранный порядок подтверждения служебного использования автомобиля обязательно закрепите в учетной политике организации. Это обеспечит единообразие учета и усилит позиции в диалоге с ФНС (ст. 313 НК).

Протокол общего собрания участников ООО об одобрении сделки

Не упустите из внимания также, что приобретение дорогостоящего автомобиля может квалифицироваться как крупная сделка для ООО, если его стоимость превышает 25% балансовой стоимости активов компании (п. 1 ст. 46 закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ). В таком случае потребуется одобрение общего собрания учредителей.

При нарушении этого правила, сделка может быть признана недействительной по иску общества, участника (с долей более 1% голосов) или члена совета директоров (п. 4 ст. 46 закона № 14-ФЗ ).

Когда одобрение не нужно (п. 7 ст. 46 Закона № 14-ФЗ ):

• Авто покупает ООО с единственным участником, который также является генеральным директором.
• Сделка совершается в рамках обычной хозяйственной деятельности компании.

Краткий вывод

Расходы на дорогостоящий автомобиль премиум-класса будут признаны при налогообложении, если они направлены на получение дохода компании, экономически обоснованы и соответствуют п. 1 ст. 252 НК и ст. 54.1 НК.

Профессионально окажем аудиторские и консалтинговые услуги по вопросам снижения налоговой нагрузки в рамках законодательства:

• С 2017 года провели 600+ консультаций по налогообложению
• Законно сэкономили 5,2+ млрд рублей на налогах для бизнеса
• Снизили налоговую нагрузку в 20 раз на часовой консультации
• Провели 350+ проектов по налоговому аудиту и Due Diligence
• Предотвратили налоговых рисков на 29,7+ млрд рублей
• Провели тестирование проф знаний 5.000+ бухгалтеров

или обучим ваших сотрудников на одной из наших программ.