Как заполнить заявление о ввозе товаров и уплате косвенных налогов в 2025 / 2026 году: пошаговая инструкция с образцом

Самое главное:

• Заявление о ввозе нужно всем, кто импортирует товары из стран ЕАЭС, и его подают в ИФНС не позднее 20 числа следующего месяца.

• Заявление состоит из трех разделов и приложения. Первый раздел обязателен для всех, второй заполняет инспекция, а третий требуется только в сложных цепочках поставок.

• Корректное заполнение табличной части особенно важно, потому что в ней указывают описание товара, стоимость, валюту, налоговую базу, ставки и суммы «ввозного» НДС и акцизов.

• Импортный НДС можно принять к вычету только после сдачи документов и подтверждения уплаты со стороны налога со стороны ФНС.

Заявление о ввозе товаров и уплате косвенных налогов: кто и в каких случаях заполняет

Заявление о ввозе товаров и уплате косвенных налогов — обязательный документ, который нужно заполнять при импорте продукции из стран Евразийского экономического союза (Армения, Беларусь, Казахстан, Кыргызстан) на территорию РФ.

Документ нужен как самому импортеру для подтверждения вычета «ввозного» НДС, так и экспортеру, чтобы применить нулевую ставку по НДС. Кроме того, это условие для обмена информацией о суммах косвенных налогов, уплаченных в бюджеты государств-союзников.

Заявление заполняет:

• Покупатель товаров — организация или ИП, который ввозит товары из ЕАЭС.

• Комиссионер, агент, поверенный — если импорт осуществляется через этого посредника.

Заполненное заявление импортер подает в ИФНС по месту учета в своей стране, экземпляр также направляется контрагенту (продавцу — для подтверждения обоснованности применения нулевой ставки НДС). Подавать документ можно на бумажном носителе в четырех экземплярах, но проще всего оформить заявление в электронном виде и подписать ЭП руководителя.

Срок подачи — не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем принятия импортных товаров к учету. Вместе с заявлением в ИФНС подают декларацию по косвенным налогам и расчет сумм, уплаченных иностранным организациям, а также сумм удержанных налогов (письмо ФНС от 02.09.2022 № СД-3-3/9545@).

Важно: налогоплательщики на УСН, которые применяют пониженные ставки НДС 5% и 7%, импортный НДС к вычету не принимают.

Состав заявления и общие правила заполнения

Форма заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов, как и порядок его заполнения, на 2025–2026 гг. установлен протоколом от 11.12.2009 «Об обмене информацией в электронном виде между налоговыми органами государств-членов Евразийского экономического союза об уплаченных суммах косвенных налогов». Каждая страница документа должна содержать номер и дату его заполнения.

Заявление включает три раздела и приложение. В раздел 1 данные вносит покупатель (импортер, посредник). В этом разделе указывают:

• сведения о продавце товаров;

• сведения о покупателе (организации или ИП);

• реквизиты договоров на покупку товаров (номер, дата);

• описание товаров — вид, количество, стоимость;

• ставки и суммы НДС и акцизов на ввозимые товары.

Раздел 2 нужно оставить пустым, его заполняет сам налоговый орган. Раздел 3 и приложение требуются только в некоторых случаях (например, при особенностях сделки или специфике товаров).

По каждому договору поставки нужно заполнить отдельное заявление о ввозе товаров и уплате косвенных налогов. Но можно включить данные по нескольким партиям товаров, ввезенным по разным спецификациям в рамках одного договора, если они были приняты на учет в течение одного месяца.

Как заполнить раздел 1 пошагово

В разделе 1 отражаются основные сведения: о продавце, покупателе, договоре, товаре и причитающихся налогах. Обратите внимание, что его заполняют все импортеры без исключения, это обязательная часть документа.

• В строке «Продавец» указывают идентификационный номер лица, которое поставляет импортный продукт из страны ЕАЭС на территорию РФ (для предпринимателей из Беларуси — это УНП, из Казахстана — РНН, то же самое, что для российских налогоплательщиков — ИНН).

• В строке 01 — наименование или ФИО продавца.

• В строке 03 — код страны по ОКСМ (утв. постановлением Госстандарта от 14.12.2001 № 529-ст)и адрес продавца.

• Далее в строке «Покупатель» — аналогично ИНН принимающей товар организации или ИП.
• В строке 02 — наименование или ФИО покупателя.
• В строке 04 — код страны (для России — 643) и адрес покупателя.

Заполнение раздела 1 заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов. Часть 2

• В строке 05 следует указать номер и дату договора между покупателем и продавцом, а также даты и номера спецификаций (при наличии).
• Строки 06 и 07 оставьте пустыми, если товар приобретен напрямую покупателем. Эти поля предназначены для внесения информации о посреднике (агенте, комиссионере, поверенном)

Раздел 1 заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов

Обратите внимание на несколько ячеек, расположенных ниже строки 07. В них нужно проставить отметку «Х», если импортер ввозит продукцию в РФ по договору лизинга, либо на переработку давальческого сырья, либо по договору, заключенному с физлицом — не ИП.

Далее покупателю предстоит заполнить табличную часть раздела 1 — сведения о товарах.

• В графе 1 — укажите порядковый номер. 
• В графе 2 — наименование позиции (возможно объединение однотипных товаров в группы: например, «Деревянные стеновые панели» вместо «МДФ с покрытием из натурального шпона», «Евродоска» и т. д.).

Но это правило имеет исключение: нельзя объединять позиции, и для каждой нужно оформить отдельную строку в табличной части заявления, если:

• импортируются подакцизные товары; 
• товары облагаются по разным ставкам налога, или имеют различные единицы измерения;
• в транспортном или товаросопроводительном документе отсутствует итоговая строка по схожим товарам.
• В графе 3 — код товара по ТН ВЭД ЕАЭС для подакцизных и товаров с НДС 10%.
• В графе 4 — единицы измерения (штуки, литры, метры и т. д.).
• В графе 5 — количество товара.
• В графе 6 — стоимость товара.
• В графе 7 — код валюты, в которой определяется стоимость ввозимых продуктов. 

Свериться можете по классификатору, утв. постановлением Госстандарта от 25.12. 2000 № 405-ст. Например, код российского рубля — 643, код белорусского рубля — 974, код казахстанского тенге — 398 и т. д.

• В графе 8 — курс валюты на дату принятия товара к учету.
• В графах 9–12 — реквизиты транспортных и товаросопроводительных документов, счета-фактуры или их аналогов.
• В графе 13 — дата принятия импортного товара к учету.

Табличная часть раздела 1 заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов

• В графе 14 указывают налоговую базу по подакцизным товарам. 

Если по товару применяется твердая (специфическая) ставка акциза, но единица измерения не совпадает с той, что указана в документах, нужно выполнить перерасчет. Налоговую базу определяют в требуемой единице измерения и умножают на количество из графы 5.

• В графе 15 — налоговая база для НДС в российских рублях. В общих случаях это произведение графы 6 (стоимость) и графы 8 (курс валюты). Для подакцизных товаров база рассчитывается с учетом акциза из графы 19.

Обратите внимание: графу 15 заполняют в том числе для товаров, освобожденных от НДС.

• В графах 16–18 — ставки акцизов и НДС. Для товаров, освобожденных от НДС, пропишите «льгота». 
• В графе 19 — сумма акцизов.
• В графе 20 указывают сумму НДС, которая равна произведению налоговой ставки из графы 18 на налоговую базу из графы 15.

Табличная часть раздела 1 заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов

Резиденты свободных экономических зон с апреля 2023 года в графе 18 проставляют слово «льгота», а в графе 20 — значение «0» (см. письмо ФНС от 05.05.2023 № СД-4-3/5770@).

Что делать с разделом 2 заявления о ввозе

В разделе 2 заявления импортеру нужно указать только:

• порядковый номер страницы и общее количество страниц документа;

• номер и дату самого заявления.

Раздел 2 заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов

Остальные поля налогоплательщик не заполняет, это делает налоговый орган.

Как заполнить раздел 3 пошагово

Существует только три ситуации, когда вам может потребоваться заполнение также третьего раздела заявления о ввозе товаров из стран ЕАЭС.

1. Если товар продается через посредника, в разделе 3 указывают данные продавца, на стороне которого работает посредник, и данные посредника с реквизитами договора между ними.

• В строках 08 и 10 указывают название продавца, код его страны и адрес.

• В строках 09 и 11 указывают название посредника, код его страны и адрес.

• В строке 12 — реквизиты посреднического договора (контракта).

Заполнение раздела 3 заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов, если товар реализуют через посредника

2. Если товар ввозится из страны ЕАЭС, но продавец — нерезидент союза, в разделе 3 отражают данные первоначального продавца из страны ЕАЭС, сведения о продавце вне союза и реквизиты договора между ними. Идентификационный код посредника указывать необязательно.

• В строках 08, 10 — укажите информацию по первоначальному продавцу, то есть налогоплательщику из страны ЕАЭС, с территории которой происходит вывоз товара (например, компания из Беларуси).

• В строках 09 и 11 — данные компании-нерезидента ЕАЭС, у которой товар был приобретен (например, итальянский производитель). 

• В строке 12 — реквизиты договора между первоначальным продавцом из ЕАЭС и компанией-нерезидентом.

3. Если страна продавца, указанного в разд. 1 заявления, не совпадает с местом реализации товаров, так как товары фактически поставляются с территории другого государства ЕАЭС. Например, продукция импортируется в Россию из Казахстана, а продавцом выступает компания из Беларуси. В таком случае порядок заполнения раздела 3 должен быть следующий.

• В строке 08 прописывают данные первоначального продавца, то есть налогоплательщика из страны ЕАЭС, с территории которой происходит вывоз товара (в нашем примере — казахская компания).
• В строке 09 — данные продавца из ЕАЭС, у которого товар фактически куплен (Беларусь).
• В строке 12 — реквизиты договора между первоначальным продавцом из страны ЕАЭС и продавцом из ЕАЭС, у которого товар приобретен (в примере — договор между компанией из Казахстана и ООО «Рассвет» из Беларуси).

Заполнение раздела 3 заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов, если страна продавца не совпадает с местом реализации товаров

В прочих случаях заполнять раздел 3 и включать его в состав заявления перед подачей в ИФНС не нужно.

Как заполнить приложение к заявлению

К заявлению о ввозе товаров и уплате косвенных налогов есть дополнительный лист — приложение. Его заполняют в исключительных ситуациях, если в цепочке поставок импортированного товара участвуют более трех лиц.

Заполнение приложения к заявлению о ввозе товаров и уплате косвенных налогов

От заявителя требуется раскрыть всю цепочку договоров: по каждому «звену» нужно указать номер и дату контракта, реквизиты спецификаций, а также сведения о сторонах промежуточной сделки. Налоговикам нужна полная и подробная картина, чтобы проконтролировать обоснованность применения нулевой ставки НДС и освобождения от акцизов.

Если все документы в ФНС будут сданы верно и налоговики подтвердят уплату налога, НДС импортера можно принять к вычету. Не забудьте также зарегистрировать заявление в книге покупок организации (или ИП), указав код операции 19.