Возврат товара покупателем в 2025 / 2026 году: учет у поставщика

Покупатель всегда прав, даже когда возвращает уже приобретенный товар. Рассказываем, как отразить операцию возврата в учете поставщика в различных ситуациях.

Причины возврата товара покупателем

Чаще всего возврат товара происходит по недосмотру самого поставщика.

Покупатель может выявить, что товар поставлен:

• без сопроводительных документов, и поэтому покупатель не может его оприходовать (ст. 464 ГК);
• не в том количестве или ассортименте, который согласовали в договоре (ст. 466, 468 ГК);
• ненадлежащего качества, при этом недостатки товара неустранимы, либо требуют несоразмерных расходов на их устранение (ст. 475 ГК);
• без тары или упаковки, либо в поврежденной упаковке, без которой товар нельзя хранить и перевозить (ст. 482 ГК);
• нарушена комплектность, а требование о доукомплектовании поставщик не выполнил (ст. 480 ГК);
• неоднократно нарушен срок поставки и покупатель уведомил об отказе от товара (ст. 511 ГК).

Кроме того, с поставленным товаром может быть все в порядке, но покупателю он уже не нужен по каким-либо причинам, и он хочет его вернуть. Это возможно, если такое условие предусмотрено договором поставки или с поставщиком достигнута договоренность о возврате.

С возвращенным товаром поставщик может поступить по-разному, например:

• списать товар с учета, если он действительно бракованный;
• заново продать, если дефекты незначительны;
• отремонтировать и реализовать снова.

Оформление возврата товара

Порядок оформления возврата от покупателя зависит от того, каким оказался поставленный товар — качественным или некачественным.

Возврат качественного товара

Проще всего такой возврат оформить как обратную реализацию.

Стороны заключают новый договор, согласно которому, покупатель становится поставщиком и продает приобретенный ранее товар обратно поставщику, ставшему теперь покупателем.

Никаких отличий от обычного поступления по такой сделке нет, как в отношении документооборота, так и в части отражения в учете:

• Если продавец (он же бывший покупатель) — плательщик НДС, он оформляет на отгрузку счет-фактуру или УПД.

• Бывшему поставщику составлять корректировочные документы (счет-фактуру, УПД) не нужно, так как это уже совсем другая сделка.

Если стороны не хотят оформлять обратную реализацию, можно сделать возврат на основании достигнутого соглашения с поставщиком.

Возврат некачественного товара

При возврате некачественного товара провести обратную реализацию не представляется возможным — было бы странно покупать некачественный товар, поэтому производится его возврат.

Основной документ поставщика при возврате — универсальный корректировочный документ (УКД) или корректировочный счет-фактура. Он представляет собой следующую версию (версии) первоначального документа на отгрузку.

Но чтобы составить корректировочный документ, поставщику нужны документы-основания. Они будут различными в зависимости от ситуации:

• Возврат при приемке товара покупателем.

Если некачественный товар обнаружен при приемке, и его решено сразу же вернуть, изменения вносят непосредственно в отгрузочный документ поставщика (письмо Роскомторга № 1-794/32-5 от 10.07.1996).

Покупатель исправляет отгрузочную накладную в присутствии представителя поставщика, который ставит свою подпись, заверяя исправления покупателя. Это может быть водитель, экспедитор и т. п. Один экземпляр он оставляет покупателю, другой забирает для поставщика.

Поставщик на основании исправленной накладной составляет корректировочный счет-фактуру или УКД.

• Возврат после приемки товара покупателем.

Документооборот существенно усложняется, если недостатки обнаружены в уже принятом товаре. В этом случае покупатель формирует целый пакет документов:

• Претензия о возврате. Содержит описание выявленных дефектов, а также требование принять поставленный товар обратно и вернуть деньги.

• Акт о несоответствии качества товара. Используется форма ТОРГ-2 или собственная форма. К акту прилагается результат экспертизы качества возвращаемого товара.

• Акт о выявлении некачественного товара. Составляется в свободной форме и дополняет вышеуказанный акт, если несоответствия обнаружены покупателем после оприходования товара.

• Накладная на возврат. Составляется по форме ТОРГ-12 с пометкой «возврат товара» или по собственной разработанной форме. Нужна для передачи возвращаемого товара поставщику от покупателя.

Получив обратно товар с пакетом документов, поставщик составляет УКД или корректировочный счет-фактуру.

Операции в бухучете поставщика при возврате товара

Если товар возвращен путем обратной реализации, проводки у поставщика, ставшего покупателем, ничем не будут отличаться от обычной покупки:

В остальных случаях проводки у поставщика зависят от даты возврата, независимо от того, качественный или некачественный товар был возвращен:

1. При возврате товара в том же календарном году, когда он был продан покупателю, просто сторнируйте проводки, которыми проводили реализацию:

2. Если товар реализовали в одном календарном году, а покупатель вернул его в другом, необходимо отразить в учете (п. 7 ПБУ 9/99, п. 11 ПБУ 10/99 ,п. 4, 10 ст. 172 НК):

• Убыток прошлых лет, выявленный в отчетном году — сумма дохода от реализации товара, который вернул покупатель.

• Прибыль прошлых лет, выявленную в отчетном году — фактическая себестоимость возвращенного товара.

• Принятый к вычету НДС в связи с возвратом товара.

В учете это выглядит так:

НДС, начисленный при реализации возвращенного товара, принят к вычету

Налоговый учет возврата товара у поставщика

Порядок налогового учета зависит от того, какой товар вернул покупатель — качественный или нет.

Возврат качественного товара

1. Обратная реализация.

В налоговом учете по налогу на прибыль обратной реализацией признается возврат качественного товара в случаях, когда:

• товар переходит от бывшего покупателя к бывшему поставщику в рамках новой сделки, не связанной с первоначальным договором поставки (письмо Минфина от 20.08.2021 № 03-03-06/1/67181);

• после исполнения поставщиком первоначального договора покупатель возвращает поставщику товар на основании допсоглашения к этому договору (п. 1 ст. 39 НК, письмо Минфина от 06.11.2018 № 03-03-06/1/79496).

Полученный обратно товар учитывайте в обычном порядке исходя из применяемого метода учета доходов и затрат — кассового или начисления.

2. Возврат в рамках первоначального договора.

Если обратной реализации не было и возврат совершен по тому же договору поставки, по которому покупатель приобрел товар (п. 1 ст. 54, п. 1 ст. 75, п. 1 ст. 81 НК):

• Скорректируйте расходы, если при реализации отнесли возвращенные товары на затраты.

• Если при реализации получен убыток и после корректировок размер налога на прибыль увеличился, пересчитайте и доплатите налог, подайте уточненную декларацию.

Если сумма налога после корректировок стала меньше, сдавать уточненку не обязательно.

Возврат некачественных товаров

Если возврат некачественного товара прошел в том же налоговом (отчетном) периоде, когда они были реализованы:

• доходы от реализации уменьшите на сумму выручки от продажи возвращенного товара;

• расходы уменьшайте на стоимость возвращенных товаров, признанную ранее в затратах.

При возврате товара, реализованного в прошлых налоговых периодах, возможны два варианта:

1. Отразите возврат самостоятельной хозоперацией (письмо Минфина № 03-03-06/1/43372 от 25.07.2016):

• стоимость реализации возвращенного товара признайте в составе внереализационных расходов как убыток прошлых лет, выявленный в текущем периоде (пп. 1 п. 2 ст. 265 НК);

• стоимость возвращенного товара отразите в составе внереализационных доходов как доходы прошлых лет, выявленные в текущем периоде (п. 10 ст. 250 НК).

2. Скорректируйте налоговую базу по налогу на прибыль за период, в котором продан товар (ст. 54 НК).

Чек-лист для поставщика при возврате товара:

• Если возврат является обратной реализацией качественного товара, заключите новый договор поставки, в котором вы станете покупателем, а ваш покупатель — поставщиком. Примите товар и оплатите его.

• При возврате дефектного товара в рамках первоначального договора поставки проверьте условия возврата, согласованные в договоре, и полученные от покупателя документы, сопровождающие возврат товара.

• Если согласны с претензиями покупателя, выдайте ему корректировочный документ — УКД или корректировочный счет-фактуру.

• Отразите возврат в бухгалтерском учете.

• Верните деньги покупателю за возвращенный товар.

• Скорректируйте налоговый учет. При необходимости подайте уточненную декларацию.