Вычет НДС по командировочным расходам в 2025 году

В числе затрат организации могут быть расходы на командировки. Многие из них включают в себя НДС. Рассказываем, как принять такой НДС к вычету.

Вычет НДС по командировочным расходам: основные требования

Налоговым вычетам с командировочных расходов посвящен п. 7 ст. 171 НК. На основании этого пункта к расходам на командировки относятся следующие затраты:

• на проезд к пункту назначения, включая пользование постельными принадлежностями в поезде;
• на наем жилого помещения.

Необходимо, чтобы командировочные расходы удовлетворяли ряду условий. Они должны быть:

• Произведены в рамках деятельности, облагаемой НДС.
• Приняты к учету.
• Приняты к расходам в целях расчета налога на прибыль.
• Документально оформлены надлежащим образом.
• Оплачены, так как в п. 7 ст. 171 НК речь идет об оплаченных расходах.

Расскажем о документальном оформлении немного подробнее.

Документы по командировочным расходам на проезд

Билет на проезд является бланком строгой отчетности и в составлении счета-фактуры не нуждается.

НДС, выделенный в билетах отдельной строкой, принимается к вычету. В Книгу покупок нужно внести реквизиты самого билета (п. 18 Правил ведения книги покупок, утвержденных постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137).

Если в проездном документе сумма НДС не выделена, но к нему прилагается счет-фактура, запись в Книгу покупок нужно занести на основании счета-фактуры.

Также к бланкам строгой отчетности относятся

(п. 2 приказа Минтранса от 21.08.2012 № 322):

• маршрут-квитанция электронного авиабилета;
• купон электронного ж/д билета.

При наличии таких документов к вычету принимается НДС, выделенный отдельной строкой в маршрут-квитанции или купоне электронного билета, распечатанного на бумаге (письмо Минфина от 28.05.2018 № 03-07-07/36077, от 30.01.2015 № 03-07-11/3522).

Если билет оформлен на иностранном языке, нужен перевод (письмо Минфина от 09.12.2015 № 03-07-14/71801). Он может быть выполнен как сторонним, так и штатным переводчиком, если такой есть в организации. При этом необходимо переводить только те реквизиты, которые непосредственно относятся к вычету НДС. Не требуется перевод информации, не относящейся к вычету, например, правил перевозки багажа.

В билете может фигурировать ряд дополнительных услуг:

• Сервисный сбор. НДС к вычету по нему не берется, так как в п. 7 ст. 171 НК таких расходов нет. Но если сбор оплачивает сама организация, НДС можно взять к вычету на общих основаниях согласно п. 2 ст. 171 НК.
• Выбор места в самолете. Здесь ситуация аналогична сервисному сбору. При наличии счета-фактуры в адрес организации вычет возможен. Если эта услуга включена в стоимость билета, то вычета не будет.
• Питание в самолете. Питание не входит в состав командировочных расходов, указанных в п. 7 ст. 171 НК. Поэтому взять к вычету НДС с его стоимости нельзя (письмо Минфина от 19.06.2017 № 03-03-06/1/37945).

Документы по расходам на проживание

Чаще всего командированные сотрудники живут в гостиницах. 

При оплате проживания напрямую гостиница выставляет счет-фактуру на организацию-работодателя с выделенной суммой НДС. Это при условии, что гостиница уплачивает НДС. Если же она применяет нулевую ставку на основании пп. 19 п. 1 ст. 164 НК, то вопрос решается сам собой — брать к вычету здесь будет нечего. 

Если работник оплачивает проживание на месте сам, гостиница может выдать ему бланк строгой отчетности. На основании БСО можно принять к учету входной НДС. 

Момент отражения вычета НДС

Командировочные расходы принимают к учету на дату утверждения авансового отчета. Соответственно, отразить вычет по НДС нужно этой же датой.

Перенос вычетов на другой квартал предусмотрен только для вычетов согласно п. 2 ст. 171 НК (письма Минфина от 14.07.2020 № 03-07-14/61018, от 17.10.2017 № 03-07-11/67480). Так как в случае командировок вычет заявляется на основании п. 7 ст. 171 НК, то отразить его можно только в текущем налоговом периоде (квартале). Права на перенос здесь нет.

Расходы по кассовым чекам

Нельзя признать надлежаще оформленными расходы на командировку, если есть только кассовые чеки. НДС к вычету только на основании кассового чека принять нельзя (письма Минфина от 31.08.2022 № 03-07-11/84844, от 16.11.2021 № 03-07-11/92493).

Если подотчетное лицо предоставляет только кассовые чеки, вычета по НДС не будет. Для этого нужен счет-фактура.