Путевые листы в 2025 году

Использовать автомобиль в бизнесе без путевого листа нельзя. Это обязательный первичный документ для всех видов коммерческого транспорта: от легковых автомобилей до автобусов и грузовиков. В путевом листе фиксируют техосмотр, медосмотр водителя, маршрут и пробег. Разберем, какие формы действуют и как правильно заполнить этот документ.

Для кого обязателен путевой лист

Путевой лист (ПЛ) нужен всем, кто использует транспорт для бизнеса. Его оформляют:

• организации (ООО и АО) независимо от профиля деятельности;

• индивидуальные предприниматели, даже если у них только одна машина;

• самозанятые, работающие на автомобиле (например, таксисты или курьеры).

Документ обязателен для любых коммерческих перевозок — пассажиров, грузов, спецтехники. Даже если автомобиль используется не для перевозок, а для хозяйственных нужд компании (например, доставить товар клиенту или отвезти сотрудников в филиал), путевой лист все равно нужен.

Если машина используется только для личных поездок, путевой лист не оформляют. Но инспектор ГИБДД вправе проверить, действительно ли рейс не связан с работой. Например, таксометр должен быть выключен, в салоне — нет пассажиров или груза. При спорной ситуации доказательства придется предъявлять в суде.

Для каких транспортных средств оформляют

Путевой лист выписывают для любого транспорта, который используется в коммерческой деятельности. Под это требование подпадают, например:

• легковые автомобили;

• грузовики и фуры;

• автобусы и маршрутки;

• спецтехника (например, автокраны, погрузчики, дорожные машины);

• мотоциклы и скутеры, задействованные в служебных целях.

Если к автомобилю присоединен прицеп или полуприцеп, их данные тоже фиксируют в документе.

Путевой лист всегда оформляют на конкретное транспортное средство. При этом водителей может быть несколько: если в течение дня машину ведут разные сотрудники, можно либо вписать их всех в один ПЛ, либо составить отдельный документ на каждого.

Документ действует один рабочий день или один рейс. Для командировок и дальних перевозок можно указывать период из нескольких дат.

Как правильно заполнить путевой лист

Главное правило: один путевой лист — одно транспортное средство. Вписывать несколько машин в один документ нельзя. Если за рулем в течение дня работают разные водители, их можно указать всех в одном листе или оформить отдельные документы.

Заполнять путевой лист можно:

• от руки на готовом бланке;

• в электронном виде;

• комбинированным способом (часть на компьютере, часть вручную).

Обязательные сведения

В 2025 году в путевом листе должны быть:

• срок действия — дата или период;

• данные владельца ТС — организация, ИП или самозанятый (название, адрес, телефон, ИНН, ОГРН/ОГРНИП);

• данные транспортного средства — тип, марка, госномер, отметки о техконтроле, показания одометра при выезде и возвращении;

• сведения о водителе — ФИО, СНИЛС, данные водительского удостоверения, отметка о медосмотре;

• вид перевозки — коммерческая, собственные нужды, работа спецтехники и др.;

• вид сообщения — городское, пригородное, междугороднее, международное.

Образец бланка путевого листа грузового автомобиля: лицевая сторона.

Образец бланка путевого листа грузового автомобиля: оборотная сторона

В заполнении участвуют:

• диспетчер, который оформляет ПЛ;
• механик, подтверждающий техосмотр авто;
• медработник, проводящий предрейсовый осмотр;
• бухгалтер, который фиксирует расходы на топливо и пробег;
• водитель, отмечающий маршрут и пробег в рейсе.

С 2023 года вести журнал учета путевых листов необязательно, но многие компании оставляют его для внутреннего контроля.

Электронные путевые листы

С 1 марта 2023 года в России можно оформлять путевые листы в электронном виде. Такой формат особенно удобен для компаний, у которых большой автопарк и частые рейсы.

Чтобы перейти на электронные путевые листы, нужно:

• заключить договор с оператором ГИС ЭПД, который аккредитован Минтрансом;

• подключить специальное программное обеспечение;

• оформить электронные подписи для всех сотрудников, которые участвуют в заполнении и подписании документа.

Электронный ПЛ имеет такую же юридическую силу, что и бумажный. В нем должны быть все те же обязательные реквизиты: данные о ТС, водителе, отметки о медосмотре и техосмотре.

Штрафы и ответственность

Поездка без путевого листа или с ошибками в нем считается нарушением. Штрафы зависят от статуса нарушителя: водителя, должностного лица, ИП или компании.

Основные санкции в 2025 году:

Штрафы может назначить не только ГИБДД или Ространснадзор. Документы проверяют также ФНС (для подтверждения расходов на ГСМ), трудовая инспекция (учет рабочего времени), Росздравнадзор.

Важно: даже если водитель оспорил свой штраф в суде, это не освобождает работодателя от ответственности. Юрлицо должно подавать отдельный иск.

Практические рекомендации

Чтобы избежать штрафов и споров с проверяющими, компании стоит наладить четкий порядок работы с путевыми листами. 

Несколько правил помогут снизить риски:

• закрепите форму путевого листа и порядок его ведения в учетной политике;

• назначьте ответственных сотрудников за оформление, медосмотры и техконтроль;

• проверяйте, чтобы в каждом документе были заполнены все обязательные поля;

• храните путевые листы не менее пяти лет как первичную бухгалтерскую документацию;

• ведите внутренний реестр или журнал выдачи — это необязательно, но помогает контролировать документы;

• используйте электронный формат, если у вас большой автопарк и ежедневные рейсы.

Это позволит избежать формальных ошибок и споров с ГИБДД, налоговой и другими контролирующими органами.