ИФНС запросила пояснения по НДФЛ и страховым взносам: что делать

Пояснения по вопросам начисления и уплаты НДФЛ и страховых взносов ФНС может запрашивать в ходе налоговых проверок, а также при анализе сданных отчетов РСВ и 6-НДФЛ. Расскажем, что отвечать, какие аргументы устроят инспекторов и какие документы приложить в подтверждение своей позиции.

Cитуации, когда ФНС может запросить пояснения

Прежде всего, налоговики ищут несоответствия контрольным соотношениям, ориентируясь на письма ФНС от 12.02.2025 № БС-4-11/1275@ и от 20.12.2023 № БС-4-11/15922@ с последующими уточнениями.

Налогоплательщику важно знать, что сравнивать показатели РСВ и 6-НДФЛ между собой инспекторы не могут. Междокументное контрольное соотношение отменили с 2023 года письмом от 30.01.2023 № БС-4-11/1010@. Объясняется это тем, что в целях расчета НДФЛ датой получения дохода признается день его фактической выплаты (пп. 1.1 п. 1 ст. 223 НК), а в целях расчета страховых взносов — день начисления дохода (п. 1 ст. 224 НК). Поэтому налогооблагаемая база, отражаемая в 6-НДФЛ, и база для страховых взносов часто не совпадают.

Но налоговики все равно продолжают анализировать согласованность данных в этих отчетах.

Также показатели 6-НДФЛ и РСВ могут сравнивать с информацией из внешних источников. Например, размер ФОТ сопоставляют с МРОТ и среднеотраслевыми показателями. Если будут выявлены существенные расхождения, налоговики вправе запросить пояснения, чтобы уточнить правильность отражения налоговой базы и суммы начислений.

Как давать пояснения в ФНС: общие правила

• Пояснения подаются в свободной форме, но при этом должны быть полными, ясными и аргументированными.

• Для подтверждения обоснованности своих объяснений можно прикладывать дополнительные документы кадрового, налогового или бухучета, согласно п. 4 ст. 88 НК.

• В пояснениях следует прояснить причины расхождений, привести расчеты, ссылки на НПА и разъяснения ФНС, которые подтверждает корректность отражения доходов и страховых взносов.

• Ответ на требование пояснений нужно предоставить в четко установленный срок, обычно не позднее пяти рабочих дней с момента получения требования (п. 2, 6 ст. 6.1 и п. 3 ст. 88 НК).

• В отличие от требований о представлении документов, срок на предоставление пояснений не подлежит продлению (п. 3 ст. 93 НК).

Любые пояснения в налоговую оформляются примерно одинаково. Отличаться будет только содержательная часть, само «тело» письма, зависимости от конкретных вопросов, заданных налоговой.

Налоговая требует пояснений по 6-НДФЛ: что ответить

Разберем конкретные случаи, когда ФНС может направить требования.

Причина № 1. Снизились доходы работников по сравнению с предыдущим периодом

В пояснениях следует четко и емко объяснить сложившуюся ситуацию. Например, напишите, что уменьшение суммы выплат связано со снижением объемов производства, которое повлекло установление неполного рабочего дня для работников или решение не выплачивать премии.

Пример формулировки: «Снижение произошло по объективным причинам: перевод сотрудников на неполный рабочий день и сокращение производственных премий в связи с невыполнением установленных показателей. Сотрудники компании [можно указать поименно] в настоящее время работают 5 дней в неделю по 4 часа в день. При перерасчете на полное рабочее время их оклады не менее МРОТ».

Для подтверждения доводов стоит приложить копии табелей учета рабочего времени, трудовых договоров и штатного расписания.

Причина № 2. Удержанный налог меньше исчисленного в 6-НДФЛ

Удержанный налог может быть меньше исчисленного по нескольким причинам:

• Применение налоговых вычетов задним числом или перерасчеты доходов, например, сторнирование доходов или корректировка отпускных, приводят к уменьшению исчисленного налога. В то же время удержанный налог останется прежним. Это создает излишне удержанный налог — разницу между удержанным и исчисленным налогом.

• Возврат излишне удержанного налога работникам (например по заявлению сотрудника) уменьшает фактически уплаченный налог, что отражается в отчетах.

• Несовпадение дат начисления и выплаты. Сумма исчисленного налога может рассчитываться в одном отчетном периоде, а удержание фактически происходит в другом, что временно вызывает расхождения.

• Ошибки в персональных данных сотрудников или неправильные настройки программы учета также могут вызывать расхождения.

• Различия могут возникать, если зарплата выплачивается частями или премии начисляются в одном месяце, а выплачиваются в другом.

Пример формулировки: «Превышение исчисленного над удержанным налогом в 6-НДФЛ за 9 месяцев 2025 года связано с тем, что налог с суточных, выплаченных сверх необлагаемого норматива, исчислен в одном периоде, а удержан при выплате зарплаты в следующем».

Причина № 3. Техническая ошибка в 6-НДФЛ

Технической ошибкой считается опечатка, описка, арифметическая или подобная ошибка. Исправлять ее нужно по общему порядку — подать уточненный расчет с номером корректировки, где правильные значения заменяют ошибочные (ст. 3, ст. 88 НК). Дополнительное пояснение писать не обязательно, если компания сама обнаружила расхождение.

Если же ИФНС уже прислала требование, то лучше на него ответить в полном объме.

Пример формулировки пояснения: «При заполнении 6-НДФЛ за первое полугодие 2025 г. в результате технической ошибки ООО „Росток“ указало неверный ОКТМО. Правильный ОКТМО — 45380000.

21.08.2025 г. организация направила корректировочный расчет 6-НДФЛ с верным ОКТМО. Ошибка не повлияла на сумму налога к уплате в бюджет».

Причина № 4. Не представлен в налоговую расчет 6-НДФЛ

Пояснения на требование по РСВ: что ответить

ФНС может также усмотреть расхождения или несоответствие данных в расчете по страховым взносам и направить требование о даче письменных пояснений. Перечислим наиболее частые ситуации.

Что будет, если проигнорировать требование ФНС

Если организация не предоставит в течение пяти рабочих дней с момента получения требуемые налоговой пояснения или документы, ей грозит штраф в размере 5000 рублей согласно ст. 129.1 НК.

При повторном нарушении в течение года штраф увеличивается до 20 000 руб. (п. 2 ст. 129.1 НК). Кроме того, возможны руководителя могут вызвать в налоговый орган для дачи пояснений. За отказ прийти без уважительной причины предусмотрен штраф 2000–4000 рублей.

Санкции на первый взгляд небольшие, но будьте готовы, что игнорирование (особенно систематическое и неоднократное) требований усложнит ваши взаимоотношения с ИФНС, будет иметь значение при назначении выездной проверки и других контрольных мероприятий. Налоговики относятся с повышенным вниманием к таким налогоплательщикам.