Как правильно списывать ГСМ в 2025 году: памятка для бухгалтера

При использовании автомобилей в деятельности компании необходимо вести учет ГСМ. Такой учет имеет свою специфику. Рассказываем, в чем она состоит.

Что такое ГСМ?

ГСМ — это горюче-смазочные материалы, к которым относятся:

• топливо в виде бензина, дизтоплива, сжиженного природного газа;

• моторные, трансмиссионные и прочие масла;

• тормозные и прочие технические жидкости.

Какими первичными документами подтверждают расходы на ГСМ?

Для признания расходов на приобретение топлива недостаточно только документов на покупку. Нужно также обосновать расход. Для этого используют путевой лист — документ, который составляется на служебные поездки.

Оформлять путевые листы обязаны не только транспортные, но и любые организации, которые используют транспорт в своей деятельности.

В настоящее время нет единой утвержденной формы путевого листа. Но есть список обязательных реквизитов из приказа Минтранса от 28.09.2022 № 390. Согласно этому документу путевой лист (ПЛ) обязательно должен включать следующие сведения из таблицы.

На основании такого полностью заполненного путевого листа производится учет ГСМ.

С 1 марта 2023 года компании могут использовать электронный путевой лист. Их оформляют в специальном подключенном сервисе. Через оператора такого сервиса оформленные путевые листы передаются в систему Госавтоинспекции ГИС ЭПД.

Как определить расход топлива?

В путевом листе самыми интересными будут данные о расходе топлива.

В настоящее время налогоплательщика не обязывают нормировать расходы по топливу (письмо Минфина от 24.09.2024 № 03-03-06/1/91832). Организация вправе указывать в путевом листе объемы фактически израсходованного топлива. Но она также может использовать нормативы согласно Методическим рекомендациям (утверждены распоряжением Минтранса от 14.03.2008 №АМ-23-р). Нормировать расход топлива можно и по данным завода-изготовителя ТС или по данным замеров, произведенных самостоятельно.

При использовании нормативов нужно пользоваться следующим алгоритмом.

В упомянутых Методических рекомендациях нормы установлены в размере расхода в литрах на 100 км пробега. При известном пробеге автомобиля нужно рассчитать расход топлива по формуле:

Расход = Пробег * Норма расхода / 100

Пример. Автомобиль прошел за поездку 200 километров. Норма расхода топлива согласно Методическим рекомендациям составляет 9 л на 100 км. Расход топлива будет равен:

• Расход = 200 км * 9 / 100 = 18 литров.

Нормы расхода топлива могут корректироваться в зависимости от условий поездки. Например, Методическими рекомендациями установлены повышающие коэффициенты от 5 до 20% для поездок в зимних условиях или в горной местности.

Расходовать топливо могут не только автомобили, но и другая спецтехника: погрузчики, экскаваторы и даже бензопилы. Составить путевой лист в таких случаях не получится.

Для таких механизмов необходимо установить нормы расхода топлива путем контрольных замеров и оформить их результаты специальным актом. В дальнейшем нужно производить списание топлива, исходя из установленных нормативов по актам на списание ГСМ в произвольной форме.

Бухгалтерский и налоговый учет для ГСМ

ГСМ относятся к материалам и учитываются на отдельном субсчете счета 10, как правило, 10.3.

Проводки для отражения учета ГСМ:

• Дт 10 Кт 60 — получено топливо от поставщика;

• Дт 19 Кт 60 — принят к вычету входной НДС (для плательщиков НДС);

• Дт 60 Кт 51 — оплачено топливо поставщику с расчетного счета.

Если расчеты за топливо происходят с применением топливных карт, то проводки по поступлению будут такими же. С тем только различием, что оплата будет происходить авансом.

Дт 10 Кт 71 — поступило топливо, приобретенное подотчетным лицом. Например, водителем на заправке.

Таким образом приход топлива отражается по дебету счета 10. По кредиту этого счета отражается списание. Нужно взять фактическое или рассчитанное нормативное количество израсходованного топлива и умножить на его цену.

Полученную сумму списывают с кредита счета 10 следующей проводкой:

• Дт 20 (23,26,44...) Кт 10.

Пример (продолжение). В условиях предыдущего примера средняя стоимость одного литра топлива равна 65 рублям. Тогда по итогам поездки нужно списать:

• 18 литров * 65 руб. = 1 170 руб.

1 170 руб. списываются со счета 10 и относятся на расходы организации на затратный счет.

В налоговом учете расходы на ГСМ будут относиться к прямым или прочим расходам. Это зависит от характера деятельности организации. Для транспортных компаний ГСМ будет прямым расходом, для всех остальных — прочим. По описанному выше алгоритму расходы на топливо отражаются в налоговых расходах организации.