Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск в 2025 году

По закону каждый сотрудник имеет право на отпуск, даже если он решил уволиться. При расставании с компанией работник получит компенсацию за неиспользованные дни отдыха. Рассказываем, как ее посчитать.

Порядок расчета компенсации за неиспользованный отпуск

Расчет компенсация за неиспользованный отпуск аналогичен расчету отпускных. Разница только в том, что нужно посчитать, сколько у работника накопилось не отгулянных дней отпуска на день увольнения.

Для расчета нужно выполнить два шага.

Шаг 1. Расчет количества неиспользованных дней

При расчете отпускных нужно руководствоваться Правилами об основных и дополнительных отпусках (утверждены НКТ СССР от 30.04.1930 № 169). Положения этого документа, не противоречащие текущему законодательству, продолжают действовать согласност. 423 ТК.

Количество дней для компенсации зависит от периода, в течение которого сотрудник работал в организации, и использованных им дней отпуска.

Может сложиться такая ситуация, когда сотрудник успел проработать больше одиннадцати месяцев, ни разу не воспользовавшись отпуском. В этом случае следует выплатить ему полную компенсацию, как за целый отработанный год.

При работе в течение меньшего периода компенсация выплачивается пропорционально отработанному времени.

При этом некоторые периоды нужно исключить:

• нахождение в отпуске за свой счет более 14 календарных дней;

• прогулы и другие дни отсутствия без уважительной причины;

• отпуска по уходу за ребенком.

Последние не нужно путать с отпуском по беременности и родам. Отпуск по беременности и родам предоставляется по больничному листу и включается в стаж, по которому продолжают накапливаться дни отпуска.

Количество дней нужно рассчитать по формуле:

КД = продолжительность отпуска / 12 месяцев * количество отработанных месяцев,

где: КД — общее количество дней отпуска, накопленных работником за весь период работы.

В общем случае продолжительность отпуска составляет 28 календарных дней.

Это означает что за один полностью отработанный месяц накапливается 2,33 дня.

Для отдельных категорий работников с более продолжительным отпуском этот показатель будет больше.

В типовом случае нужно 2,33 дня умножить на количество отработанных месяцев. При этом применяется следующее правило:

• если месяц отработан наполовину или больше, то он учитывается как полный отработанный месяц;

• если отработано меньше половины месяца — месяц не принимается в расчет.

Из показателя КД нужно вычесть использованные за время работы дни отпуска. Полученное число дней принимается для расчета компенсации.

Велика вероятность того, что количество исчисленных дней отпуска будет дробным. При этом законодательством округление до полных дней не предусмотрено. Если есть желание все же произвести округление, то нужно это делать не по правилам арифметики, а в пользу работника.

Например, исчислено 5,2 не отгулянных дней — нужно оплатить компенсацию за 6 дней.

Шаг 2. Расчет среднедневного заработка

С 1 сентября 2025 года прекращает свое действие постановление Правительства от 24.12.2007 № 922. С этой даты для расчета средней зарплаты нужно будет использовать постановление Правительства от 24.04.2025 № 540. Каких-либо отличий в расчете отпускных новое постановление не содержит.

Расчетным периодом для компенсации отпуска будут 12 месяцев, предшествующих месяцу увольнения. Если работник проработал в компании меньше 12 месяцев, нужно взять период с начала его работы.

Для расчета в заработок в течение расчетного периода включают:

• заработную плату по окладу или сдельным расценкам;

• районный коэффициенты и надбавки;

• премии, установленные системой оплаты труда.

В расчет не включают:

• отпускные по неиспользованным отпускам;

• оплату больничного;

• матпомощь;

• другие социальные выплаты, не относящиеся к оплате труда.

Если какие-либо из этих выплат были начислены за определенные периоды времени, то такие периоды тоже нужно исключить. Например, отпуска или больничные.

Для расчета средней зарплаты понадобится не только сумма заработка, но и дни расчетного периода. Здесь нужно не запутаться в том, что неизрасходованные дни отпуска и дни для расчета среднего заработка — это разные показатели и рассчитываются они по разным алгоритмам.

Количество дней расчетного периода нужно рассчитать так:

• В полностью отработанном месяце количество дней принимается равным 29,3 (п. 10 Постановления от 24.04.2025 № 540).

• В месяце, отработанном не полностью, количество дней считается по формуле:

КДНМ = 29,3 / количество дней в месяце * отработанные дни в месяце,

где: КДНМ — количество дней в неполном месяце. Показатели в этой формуле рассчитываются в календарных днях.

Чтобы получить среднедневной заработок, нужно сумму заработка за расчетный период разделить на исчисленное количество дней.

Умножив среднедневной заработок на количество неиспользованных дней отпуска получаем сумму компенсации за неиспользованный отпуск.

Сумма компенсации облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке, как и зарплата.

Пример. Из ООО «Мало работы» увольняется работник Демидов А.В. Дата приема на работу — 10.02.2025. Дата увольнения — 02.09.2025. В феврале ему выплачена зарплата в размере 75 000 руб. В дальнейшем его зарплата составила по 100 000 руб. ежемесячно. Нужно рассчитать компенсацию при увольнении Демидова А.В.

Посчитаем количество неиспользованных дней отпуска.

2,33 дня умножаем на количество полностью отработанных месяцев за период работы. Это количество месяцев равно семи. Февраль 2025 года отработан более, чем наполовину и принимается за полный месяц.

• КД = 2,33*7 = 16,31 дней.

Расчетным будет период с 10.02.2025 по 31.08.2025.

Заработок за расчетный период составляет 75 000 + 100 000 * 6 месяцев = 675 000 руб.

Количество дней для расчета среднедневного заработка будет следующим.

С марта по август ежемесячное количество дней равно 29,3.

В феврале:

• КДНМ = 29,3 / количество дней февраля количество календарных дней за период, отработанный в феврале = 29,3/2819 = 19,88 дней.

Суммарное количество дней для расчета среднего заработка будет равно:

• Количество дней = 19,88 + 29,3*6 = 195,68 дней.

Среднедневной заработок = 675 000 руб. / 195,68 дней = 3 449,51руб.

Компенсация за неиспользованный отпуск = 3 449,51 руб. * 16,31 дней = 56 261,51руб.