Ошибки при расчете отпускных: налоговые последствия

Отпуск — долгожданное время для любого сотрудника, а для бухгалтера это целый комплекс расчетов, которые должны быть точными и своевременными. Ошибка в расчете отпускных может привести не только к недовольству работника, но и к налоговым рискам: доначислениям, штрафам и пени. Разберем, какие ошибки встречаются чаще всего, чем они грозят и как их избежать.

Порядок расчета

Порядок расчета отпускных регулируется Трудовым кодексом, а более подробно правила описаны в постановлении Правительства от 24.12.2007 № 922.

Общий алгоритм расчета отпускных выглядит так:

1. Определите расчетный период. Обычно это 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. В расчет берется только фактически отработанное время.

2. Рассчитайте сумму заработка за расчетный период. Учитываются все выплаты, связанные с оплатой труда. Не учитываются выплаты социального характера — материальная помощь, компенсация расходов, а также выплаты по среднему заработку — отпускные, командировочные, больничные

3. Определите среднедневной заработок. Сумма выплат за расчетный период делится на 12 месяцев и на среднемесячное количество дней — 29,3. Последний показатель корректируется в зависимости от фактически отработанного времени.

4. Рассчитайте отпускные. Сумма отпускных = среднедневной заработок, умноженный на количество дней отпуска.

5. Рассчитайте налоги. С отпускных удерживается НДФЛ и начисляются страховые взносы. Сумму отпускных можно включить в состав расходов по налогу на прибыль или УСН «Доходы минус расходы». Страховые взносы также можно учесть в расходах или уменьшить на них сумму налога при УСН «Доходы».

Типичные ошибки при расчете отпускных

Неправильный расчет среднего заработка

Часто бухгалтеры включают в расчет все выплаты подряд или, наоборот, исключают лишнее. Например, материальная помощь была ошибочно включена в расчет, что привело к завышению суммы среднедневного заработка.

Ошибка: в расчет доходов за период взяты неверные выплаты, что занижает или завышает сумму отпускных.

Последствия: перерасчет налогов, исправление отчетности, возможны пени.

Неверное определение расчетного периода

По закону расчетный период составляет 12 календарных месяцев до ухода в отпуск. При этом из него исключаются дни, когда сотрудник не работал или получал средний заработок — больничные, командировки, отпуск за свой счет.

Ошибка: бухгалтер не исключил эти периоды, в результате средний заработок оказался ниже.

Последствия: работник вправе потребовать перерасчет отпускных, компенсация за задержку выплаты, перерасчет налогов.

Ошибки в учете премий и разовых выплат

Ежемесячные премии учитываются в полном объеме, а годовые — пропорционально месяцам расчетного периода.

Ошибка: бухгалтер включил годовую премию целиком.

Последствия: завышение суммы отпускных, занижение налоговой базы по налогу на прибыль или УСН, перерасчет налогов, исправление отчетности, возможны пени.

Не учтена индексация зарплаты

В случае индексации окладов или тарифных ставок в расчетном периоде сумма заработка для расчета отпускных подлежит корректировке.

Ошибка: бухгалтер не учел индексацию зарплат в компании, в результате средний заработок оказался ниже.

Последствия: работник вправе потребовать перерасчет отпускных, компенсация за задержку выплаты, перерасчет налогов.

Налоговые последствия ошибок

Ошибки в расчете отпускных затрагивают сразу несколько налогов и отчетных форм:

В случае неверного расчета суммы отпускных НДФЛ и страховые взносы также будут рассчитаны некорректно. А поскольку отпускные и взносы включаются в состав налоговых расходов, такие ошибки повлекут искажения в расчете налога на прибыль и УСН. При налоговой проверке это может привести к доначислениям налогов, пени и даже штрафам.

Поэтому важно при обнаружении ошибок в расчете отпускных скорректировать не только сам расчет выплат работнику, но и внести исправления в расчет налогов и, при необходимости, сдать уточненные декларации.

Как исправить ошибку?

Если ошибка в расчете отпускных обнаружена быстро — в рамках одного отчетного периода (квартала), достаточно внести исправления в учет, пересчитать налоги, при необходимости доплатить недоимку. В этом случае возможно начисление пени, если срок уплаты налогов уже прошел.

А вот если ошибка выявлена позже — после окончания отчетного периода — придется сдавать уточненные налоговые расчеты.

Как не допустить ошибки при расчете отпускных?

Чтобы минимизировать риски ошибок и налоговых доначислений, бухгалтеру можно проверить расчеты поэтапно:

1. Проверка расчетного периода:

• Убедитесь, что расчетный период соответствует закону: обычно 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска.

• Исключите дни, когда сотрудник не работал.

• Проверьте корректность учета неполных месяцев или периодов частичной занятости — ошибки на этом этапе влияют на среднедневной заработок.

2. Проверка заработка за расчетный период:

• Включайте только выплаты, связанные с оплатой труда: оклад, тарифные ставки, премии, надбавки.

• Исключайте выплаты социального характера: материальную помощь, компенсацию расходов, отпускные, командировочные.

• Проверяйте корректность учета премий.

• Учитывайте индексацию зарплаты и любые изменения тарифов/окладов в расчетном периоде

3. Проверка расчета отпускных:

• Умножьте среднедневной заработок на количество дней отпуска.

• Убедитесь, что количество дней отпуска указано корректно, включая переносы и компенсацию за неиспользованный отпуск.

4. Проверка начисления налогов и взносов:

• Рассчитайте НДФЛ и страховые взносы с суммы отпускных.

• Проверьте корректность включения отпускных в расходы по налогу на прибыль или УСН.

Ошибки в расчете отпускных — это не только переплата или недоплата сотруднику. Они могут привести к искажению налоговой отчетности, доначислениям, пени и штрафам. Чем быстрее выявлена и исправлена ошибка, тем меньше финансовые последствия для компании.