Резерв отпусков в бухгалтерском и налоговом учете

Расчет отпускных — один из актуальных вопросов для бухгалтера. Для отражения затрат на отпуска создается соответствующий резерв. Методы создания резерва отпусков, как можно ожидать, отличаются для бухгалтерского и налогового учета. О каждом из них расскажем подробнее.

Резерв отпусков в бухгалтерском учете

Резерв отпусков — оценочное обязательство, которое регламентируется ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы».

Согласно п. 5 ПБУ 8/2010, нужно создавать резерв, когда:

• У организации есть обязанность, которая возникла вследствие прошлых фактов хозяйственной деятельности.

• При исполнении оценочного обязательства ожидается уменьшение экономических выгод.

• Величину обязательства можно оценить.

Все эти условия выполняются в отношении резерва отпусков. Поэтому создание резерва отпусков в бухгалтерском учете — обязанность, а не право субъекта хозяйственной деятельности.

Избежать этого могут только организации, имеющие право применять упрощенные методы учета. Об этом говорится в п. 3 ПБУ 8/2010 в ч. 4 ст. 6 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Формируя резерв отпусков, организация отражает для пользователей отчетности размер своих обязательств по оплате отпусков сотрудникам на отчетную дату.

Если обязанность устанавливать резерв отпусков в ПБУ четко обозначена, то метод его расчета никак не регламентирован. Организация должна сама установить такой метод и закрепить его в учетной политике.

Здесь есть два правила:

• В резерв входят не только собственно отпускные, но и суммы страховых взносов с них. Это логично, так как страховые взносы тоже являются расходами организации на оплату отпусков.

• Нужно определить не только метод расчета резерва, но и его периодичность. Резерв может определяться на последнее число месяца, квартала, года. Если первые два периода — опциональны, то определение величины резерва на 31 декабря обязательно.

Выбор методов расчета включает такие варианты:

1. Расчет персонально по каждому работнику. Представляет собой сумму отпускных, которую выплатят работнику, если он уйдет в отпуск на отчетную дату. Определяется путем расчета среднедневного заработка и умножения его на количество накопленных дней отпуска. Резерв по организации — сумма резервов по всем работникам. Метод самый точный, но самый трудоемкий и, скорее, подойдет только для бухгалтера в небольшой компании.

2. Упрощенный метод расчета по группам работников или в целом по компании. Похож на предыдущий, но средняя зарплата и количество неотгулянных дней отпуска определяется агрегированно по отделам или в целом по организации.

3. Нормативный метод. В этом случае берут долю отпускных в ФОТ прошлого года и умножают на текущий ФОТ.

Проводки для отражения резервов по отпускам

Для отражения резерва бухучете используется счет 96 «Резервы предстоящих расходов». По кредиту отражаются начисление резерва, по дебету — его списание. 

Создание резерва отпусков ложится сразу на затраты организации. При этом, когда сотрудник идет в отпуск, выплата отпускных происходит за счет резерва.

Может случиться так, что созданного резерва не хватило. Тогда резерв нужно доначислить: Дт (20,26,44…) — Кт 96.

Если в течение года резерв израсходован не полностью, то остаток включается в резерв отпусков следующего года.

Пример. В ООО «Много работы» 28 сотрудников. Расходы на заработную плату учитываются на 44 счете. Тариф страховых взносов — 30,2%. Применяется метод расчета резервов отпусков в целом по организации поквартально. 

Количество неиспользованных дней отпуска всех работников составляет 140 дней. Среднедневной заработок суммарно всех сотрудников 84 000 рублей. 

Нужно создать резерв в бухгалтерском учете на 31 марта 2025 года.

Вначале нужно рассчитать будущую сумму отпускных:

• Будущие отпускные = 84 000 руб. * 140 дней = 11 760 000 руб.

Страховые взносы с них:

• 11 760 000 руб. * 30,2% = 3 551 520 руб.

Сложив обе величины, получим сумму резерва отпусков, равную 15 311 520 руб.

Резерв отпусков в налоговом учете

В отличие от бухгалтерского учета, организация вольна выбирать, создавать или нет резерв отпусков в НУ. Положения относительно резерва закреплены в ст. 324.1 НК. Согласно этой статье, налогоплательщик должен отразить в своей учетной политике:

• то, что он создает резерв;

• способ резервирования средств;

• лимит отчислений за год.

Последняя величина не ограничена, но должна устанавливаться в разумных пределах.

Ежемесячный процент отчислений рассчитывается по формуле:

Ежемесячный % = Расходы на отпуска за год / Годовой ФОТ х 100%

Оба показателя из приведенной формулы включают в себя и сумму взносов с этих выплат.

Затем ежемесячно производятся отчисления в резерв по формуле:

Ежемесячные отчисления = фактический ФОТ х Ежемесячный %

Такие начисления производятся до тех пор, пока не будет достигнут установленный лимит отчислений.

Суммы на создание резерва относятся к расходам на оплату труда согласно п. 24 ст. 255 НК.

На 31 декабря налогоплательщик обязан сделать инвентаризацию резерва. Если суммы на оплату отпускных окажутся больше суммы созданного резерва, разницу между ними нужно включить в расходы на оплату труда. В противоположном случае неиспользованный остаток резерва нужно отразить в составе внереализационных доходов, так как раньше эта сумма уже упала в расходы на оплату труда.

Пример (продолжение). ФОТ вместе со взносами ООО «Много работы» за 2024 год составил 26 040 000 руб. Расходы на отпускные за 2024 вместе со взносами составили 3 062 000 руб.

Ежемесячный % = 3 062 000 руб. / 26 040 000 руб. *100% = 11,76%

Расходы на зарплату за январь 2025, включая взносы, составили 3 000 000 руб.

На 31.01.2025 нужно отразить начисление резерва:

• 3 000 000 руб. * 11,76% = 352 800 руб.

Эта сумма отражается в составе расходов на оплату труда за январь 2025.