Командировки: новое положение с 1 сентября 2025

С 1 сентября 2025 года вступает в силу новое Положение о командировках (утверждено постановлением правительства от 16.04.2025 № 501), которое заменяет действующий порядок. Разбираем, какие условия в оформлении деловых поездок изменились, а какие остались прежними.

Что изменилось в новом Положении о командировках, а что нет?

Определение: осталось без изменений

По действующему порядку, поездки сотрудников в филиалы или обособленные подразделения компании, если они не указаны в трудовом договоре как место работы, признаются служебными командировками. В то же время, если у сотрудника в трудовом договоре закреплен разъездной характер работы, его поездки не считаются командировками.

Положение о служебных командировках не распространяется на работников, с которыми заключены гражданско-правовые договоры (ГПХ).

Оформление: ввели понятие «проездные документы»

В новой редакции Положения о командировках введено понятие «проездных документов», на основании которых определяется фактический срок пребывания работника в командировке. Если проездные документы отсутствуют, срок можно подтвердить другими бумагами, например, документами об аренде жилья (Положения).

При использовании личного транспорта сроки определяются по служебной записке сотрудника с приложением подтверждающих проездных документов. К таким документам относятся путевые и маршрутные листы, счета, квитанции, кассовые чеки, билеты, а также иные подтверждения маршрута следования или иные транспортные документы.

Для оформления командировки можно использовать унифицированную форму приказа Т-9 либо собственные формы, утвержденные в компании.

К проездным документам относятся:

• путевой лист;

• маршрутный лист;

• счет;

• квитанция;

• кассовый чек;

• билет;

• иные документы, подтверждающие маршрут поездки.

Если поездка носит внеплановый характер, а у сотрудника не установлен разъездной характер работы, нужно получить от него письменное согласие.

После оформления всех необходимых документов работнику выдается аванс. 

Сроки: без изменений

Порядок определения сроков командировки остался без изменений. Формально их устанавливает руководитель компании, но фактический срок пребывания сотрудника в командировке определяется по проездным документам или документам о найме жилья.

• Днем выезда считается дата отправления транспорта от места постоянной работы (до 24:00 включительно).

• Днем приезда — дата прибытия транспорта обратно (также до 24:00 включительно).

• Если вокзал или аэропорт находятся за пределами населенного пункта, дополнительно учитывается время на дорогу до них.

• Как мы уже отмечали, при использовании личного транспорта сроки командировки подтверждаются служебной запиской сотрудника с приложением проездных документов.

Оплата: без изменений

Суточные выплачиваются за весь период пребывания сотрудника в командировке. Порядок их налогообложения остался прежним: согласно п. 1 ст. 217 НК, суточные не облагаются НДФЛ в пределах установленных нормативов.

Дни отправления в командировку и возвращения из нее подлежат оплате по среднему заработку. В случае, если работник одновременно направлен в командировку двумя работодателями — по основному месту работы и по совместительству — средний заработок сохраняется у обоих работодателей.

Если во время командировки сотрудник открывает больничный лист, ему выплачивается пособие по временной нетрудоспособности, при этом средний заработок за этот период не начисляется.

Когда день отъезда или возвращения из командировки совпадает с выходным или праздничным днем, он подлежит оплате в двойном размере в соответствии со ст. 153 ТК. Необходимость выхода на работу в такие дни решается индивидуально и согласовывается с руководителем.

Расходы: важное дополнение закрепили в п. 9 нового Положения

Теперь для возмещения расходов, связанных с командировкой, достаточно уведомить руководителя о предстоящих затратах — необязательно получать отдельное разрешение. Это предусмотрено п. 9 Положения № 501 и дублирует норму, ранее содержащуюся только в статье 168 ТК.

По возвращении из командировки сотрудник обязан предоставить авансовый отчет с подтверждающими документами в течение трех рабочих дней.

Командировочные и суточные расходы — затраты работника во время командировки, которые компания обязана возместить ему по ст. 168 ТК:

Можно ли оформлять документы на командировку в электронном виде?

Документы, связанные с командировками, можно оформлять и подписывать в цифровом формате с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).

Для этого допускается применение корпоративных порталов (например, Битрикс24) и специализированных сервисов электронного документооборота — СБИС, Контур и др.

Переход на электронный документооборот — это право, а не обязанность работодателя. Но его использование позволяет значительно упростить контроль, ускорить процессы и сэкономить время при оформлении командировок.

Для перехода на ЭДО нужно выбрать подходящую систему, уведомить сотрудников и получить от них письменное согласие. Такая форма работы особенно удобна для сотрудников, работающих дистанционно.

Как перейти на новое положение работодателям: чек-лист

Чтобы привести внутренние документы и процедуры в соответствие с обновленными правилами оформления командировок, работодателю рекомендуется выполнить следующие шаги:

1. Пересмотреть и актуализировать локальные нормативные акты:

• Внести изменения в Положение о командировках в соответствии с новыми требованиями.

• Уточнить положения о командировочных расходах в коллективном договоре.

• Дополнить трудовые договоры работников с разъездным характером работы: четко определить территорию, в пределах которой поездки не будут считаться командировками.

• При необходимости обновить шаблоны приказов, служебных записок и авансовых отчетов.

2. Ознакомить сотрудников с новыми правилами оформления командировок, включая требования к подтверждающим документам, порядок согласования расходов и сроки сдачи авансовых отчетов.

3. Рассмотреть возможность перехода на электронный документооборот (ЭДО), особенно при наличии дистанционных сотрудников или распределенной команды.

4. Уточнить внутренний порядок возмещения расходов с учетом того, что теперь достаточно уведомления руководителя, а не отдельного разрешения.