Электронный воинский учет: как работодателю перейти на новый формат?

В 2025 году все работодатели обязаны вести воинский учет только в электронном формате, так предписывает постановление Правительства от 19.04.2024 № 506. Но многие до сих пор не понимают, как организовать этот переход на практике и какие штрафы грозят за продолжение работы с бумажными документами. Разбираем подробности.

Что такой электронный воинский учет и чем он отличается от прежнего порядка?

Правительство взяло курс на полную цифровизацию воинского учета. Цель — систематизировать и перевести в единый электронный формат всю базу сведений о военнообязанных гражданах, повысить прозрачность административных процессов и скорость обмена актуальными данными.

В этой системе одна из ключевых ролей принадлежит работодателю, так как именно он является связующим звеном между сотрудниками и военным комиссариатом в процедуре передачи сведений.

Если раньше информация о военнообязанных и призывниках собиралась и передавалась вручную: через бумажные формы, вызовы на сверки, запросы и личные явки, то теперь это взаимодействие упрощается и «уходит в цифру».

Электронный воинский учет — это ведение воинского учета граждан работодателями и государственными органами с использованием единой государственной информационной системы — Единого электронного реестра воинского учета https://реестрповесток.рф/.

Предполагается, что в этой системе централизованно будут храниться и автоматически обновляться персональные данные всех военнообязанных лиц: ФИО, дата рождения, паспортные данные, СНИЛС, ИНН, место работы, состояние здоровья и др.

Как они там будут появляться: для этого работодатели должны передавать сведения о сотрудниках в военкоматы исключительно в электронном формате через личный кабинет. Кроме того, система интегрирована с базами Минобразования, ИФНС, МВД, Росреестра, медицинских учреждений, и актуальные данные будут подтягиваться оттуда автоматически.

Нормативная база: закон от 14.04.2023 № 127-ФЗ и постановление Правительства от 19.04.2024 № 506.

Чем электронный воинский учет отличается от прежнего порядка:

Можно ли уже пользоваться Единым электронным реестром воинского учета?

С мая 2025 года ЕрВУ функционирует по всей России без ограничений, то есть работодатели должны передавать сведения о военнообязанных сотрудниках в цифровом формате через личный кабинет и портал Госуслуг.

Но из-за организационных особенностей или технических сложностей бумажный документооборот может еще сохраняться где-то на местах. Лучше уточните статус подключения вашего региона напрямую в военкомате или через сайт муниципальных властей.

Кто должен перейти на электронный воинский учет?

В 2025 году все работодатели обязаны информировать военкоматы о сотрудниках, подлежащих воинскому учету, исключительно в цифровом формате (постановление Правительства от 19.04.2024 № 506).

Напомним, что обязанность вести ВУ в России лежит только на юридических лицах (п. 7 ст. 8 закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ), то есть индивидуальные предприниматели, даже если у них есть наемные работники, воинский учет не ведут.

Личный кабинет для ведения воинского учета

Управлять учетными записями и правами доступа к ЕрВУ можно через учетную запись на портале Госуслуг и локальные учетные записи, создаваемые военкоматами.

Какие сведения работодатель должен отправлять через реестр воинского учета?

Через личный кабинет ЕрВУ работодатель, например, предоставляет:

• сведения о приеме и увольнении сотрудника, срок подачи — до 5 дней от даты приказа;

• сведения об изменениях персональных данных, необходимых для ведения воинского учета, срок — до 5 дней;

• сведения о гражданах, подлежащих воинскому учету, но не состоящих на нем, срок предоставления — 3 дня с момента, как работодателю стало известно об этом;

• сведения о молодых людях, достигших 17 лет, для постановки на учет, срок подачи — до 1 ноября ежегодно.

• список сотрудников и обучающихся, подлежащих воинскому учету, срок подачи — ежегодно, по согласованию с военкоматом.

Для каждой категории сведений доступны шаблоны, образцы и методические рекомендации. Все документы можно скачать прямо из личного кабинета (если «провалиться» в соответствующую категорию) и сохранить в нужном формате.

Получение доступа к личному кабинету на сайте реестра повесток

Обратите внимание, что при переходе на сайт https://реестрповесток.рф/ в раздел для юрлиц на первой странице появляется предупреждение, что 

1. Доступ к личному кабинету осуществляется исключительно через браузеры Яндекс или Chromium GOST.

2. Также работодателю необходимо установить приложение КриптоПро версии CSP 5.0 R3 и выше с расширением КриптоПро ЭЦП Browser plug-in.

Как перейти на электронный воинский учет в 2025 году: пошаговая инструкция?

Теперь поэтапно разберем, как работодателю начать работу по новым правилам и наладить взаимодействие с военными комиссариатам в цифровом формате.

Шаг 1. Регистрация на портале «Госуслуг» и подключение к системе

Прежде всего убедитесь, что ваша организация (именно юрлицо, а не генеральный директор) зарегистрирована на портале Госуслуг. Если этого еще нет, создайте профиль. 

Для этого потребуется только указать ИНН и ОГРН, юридический и фактический адрес, контактные данные фирмы. Далее войдите в личный кабинет и найдите раздел «Воинский учет». Выберите пункт «Подключиться к системе электронного воинского учета».

Подтвердите правильность данных о компании, если они подтянулись автоматически, или заполните форму вручную. Сразу после проверки данных вам будет предоставлен доступ к Единому электронному реестру воинского учета.

Шаг 2. Назначение ответственного сотрудника

Для корректного ведения воинского учета у вас в организации должно быть назначено ответственное лицо (одно или несколько). Количество специалистов зависит от численности военнообязанных сотрудников в штате:

• Если менее 500 человек — один ответственный специалист, причем этом может быть совместитель.

• От 500 до 2 000 человек — один ответственный, который освобожден от других обязанностей.

• От 2 000 и более сотрудников — дополнительное количество ответственных согласно нормативам. Обычно на крупных предприятиях создается целый отдел, специалисты которого отвечают за ведение воинского учета.

По умолчанию данные в военкомат подает руководитель, но задача может быть делегирована ответственному через добавление его в список уполномоченных лиц в личном кабинете по номеру СНИЛС. 

В таком случае ответственному сотруднику потребуется получить УКЭП в аккредитованном удостоверяющем центре и оформить МЧД. Тогда специалист сможет вести учет в электронном формате и отправлять документы в комиссариат, скрепив своей подписью.

Шаг 3. Анализ документов воинского учета и подготовка для работы с электронной системой

Убедитесь, что сведения о ваших сотрудниках актуальны и корректно оформлены в военкомате, а внутренние инструкции компании соответствуют новым требованиям. Если выявите расхождения или появятся какие-то новые документы для отправки в военкомат, переходите к шагу № 4.

Шаг 4. Отправка сведений в военкомат в электронном виде

В личном кабинете на портале Госуслуг в разделе «Воинский учет» оформите заявление на право подачи сведений.

К заявлению приложите:

• отсканированную копию приказа об организации воинского учета, согласованного с военкоматом;

• данные о директоре и ответственном за учет сотруднике (ФИО, должность, контактный телефон).

Подпишите заявление квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица.

Далее перейдите в личный кабинет организации на сайте https://реестрповесток.рф/ через Госуслуги.

Переход в личный кабинет на сайте реестра повесток

• Подготовьте файл-csv с данными военнообязанного сотрудника, в соответствии с предложенным форматом.

• Убедитесь, что все данные в файле введены корректно. Обратите внимание, что поданные сведения нельзя аннулировать или редактировать, в случае ошибки придется подавать их заново.

• Выберите необходимый вид сведений и загрузите файл.

Механизм передачи сведений в электронном формате

Шаг 5. Мониторинг и обновление данных в реестре

В будущем вам остается только регулярно мониторить актуальность данных воинского учета в компании. В течение пяти календарных дней после кадровых изменений (прием, увольнение, перевод, изменение данных) подавайте обновления.

В случае выявления граждан, не состоящих на воинском учете, но подлежащих ему, например, при трудоустройстве нового сотрудника, направляйте уведомления в военкомат в течение трех рабочих дней.

Еще важно: обязательно информируйте военнообязанных работников о полученных повестках (и электронных, и бумажных). Фиксируйте такие уведомления документально и не препятствуйте явке сотрудника в военкомат, иначе есть риск попасть на крупные штрафы до 500 000 рублей.

Тестируйте возможности взаимодействия с комиссариатами через ЕрВУ, но предварительно уточните в военкомате, работает ли система в вашей местности без перебоев, или нужно временно дублировать сведения на бумаге.

Новшества зачастую воспринимаются нами с настороженностью и даже раздражением. Особенно бухгалтеры и кадровики устают от постоянных изменений в законодательстве. Конечно, это создает дополнительную нагрузку и требует времени на адаптацию. Но в случае с электронным воинским учетом важно понимать, что внедрение ЕрВУ том числе направлено на облегчение функции работодателя. Передавать сведения в электронном виде будет удобнее, быстрее и экономичнее, чем вести горы бумажной документации.