Компания арендует недвижимость у физлица: бухучет и налоги

Зачастую бизнес арендует помещение у собственника — физического лица. Сделать это несложно, но есть нюансы. Расскажем, как отражать подобные сделки в учете компании.

Договор аренды помещения у физлица

Для начала нужно заключить договор аренды. Он должен включать основные характеристики объекта: площадь, адрес, кадастровый номер. Также нужно прописать взаимоотношения с арендодателем — порядок расчетов, права и обязанности сторон, другие необходимые условия.

Стоит уделить внимание сроку аренды. Не нужно забывать, что договор аренды помещения, который заключен на год или дольше, подлежит регистрации в Росреестре. Если срок договора меньше года или не указан, то обязанностей по регистрации нет.

НДФЛ при аренде помещения у физлица

Когда компания арендует помещение у физического лица, она выплачивает ему доход, с которого уплачивается НДФЛ. А так как речь идет о физлице, то за него должна платить компания, которая выплачивает доход. Само физлицо этого делать не может, даже если хочет и готово включить такое условие в договор аренды.

Здесь организация или ИП выступает налоговым агентом по НДФЛ. В этом качестве у нее возникают обязанности начислить налог, удержать его и перечислить бюджет, а также подать отчетность по этим суммам.

Нужно учитывать, что в сумму, облагаемую НДФЛ, включается не только арендная плата, но и компенсация коммунальных услуг, размер которых не зависит от фактического использования (письмо Минфина от 23.03.2018 № 03-04-05/18556). Те коммунальные услуги, которые уплачиваются по счетчикам, не облагаются НДФЛ, так как в этом случае у арендодателя экономической выгоды не возникает.

Ставка НДФЛ

Для расчета налога применяется общая прогрессивная шкала НДФЛ. Такая ставка применяется к физическим лицам-налоговым резидентам РФ.

Таблица 1. Ставка НДФЛ.

Если физическое лицо не является налоговым резидентом РФ, то ставка НДФЛ по нему будет равна 30% (п. 3 ст. 224 НК).

Момент, когда нужно удержать налог, наступает при фактической выплате дохода.

Уплаченные суммы НДФЛ включаются в Расчет 6-НДФЛ арендатора. 

Страховыми взносами такой доход не облагается.

Сроки уплаты НДФЛ

Сроки перечисления налога в бюджет не отличаются от сроков по всему остальному НДФЛ компании.

Таблица 2. Сроки уплаты налога

Налог уплачивается по обычным реквизитам ЕНП. 

Перечисление налога происходит по месту регистрации компании или ИП, которая арендует помещение. Обязанности регистрировать обособленное подразделение не возникает, где бы ни находился арендодатель или помещение.

Уплата налога самозанятого

При аренде помещения у физлица-самозанятого нужно иметь в виду следующее.

Использовать самозанятость при сдаче в аренду недвижимого имущества можно только в том случае, когда физическое лицо сдает жилье. Для сдачи в аренду коммерческой недвижимости самозанятость применять нельзя.

То есть, если компания арендует квартиру у физлица для своих сотрудников, то хозяин жилья может платить НПД (налог на профессиональный доход).
Если арендодатель-физлицо сдает в аренду коммерческий объект и является самозанятым — к организации-арендатору это не имеет никакого отношения. Арендатор в общем порядке удерживает и уплачивает НДФЛ с такого дохода.

Налоговый учет расходов на аренду

Арендатор в первую очередь заинтересован в том, чтобы взять арендную плату в расходы в целях уплаты своего налога. Будет ли это налог на прибыль или упрощенка с доходов за минусом расходов — роли не играет. Кроме того, ООО на любой системе налогообложения обязано вести бухгалтерский учет и документально подтверждать хозяйственные операции.

Чтобы подтвердить расходы на аренду нужны следующие документы:

• Договор аренды, включая акт приема-передачи помещения;

• Документы об оплате арендной платы.

Акты на ежемесячную фиксированную часть аренды составлять желательно, но не обязательно. Можно учитывать постоянные фиксированные платежи для расчета налога только на основании договора. Минфин регулярно пишет письма по этому поводу, в которых подтверждает такую точку зрения. Например, в своих письмах от 06.03.2023 № 03-03-06/1/18575 и от 30.01.2025 № 03-03-06/1/8125.

На коммунальные услуги можно составлять акты оказанных услуг или другой документ, содержащий расчет коммунальных услуг к уплате арендатором. Главное, чтобы такой документ включал обязательные реквизиты первичных документов.

Бухгалтерские проводки по учету аренды помещения у физлица

Проводки по такой аренде будут несложными:

Д 20(26,44) К 76 — начислена арендная плата или коммунальные платежи.

Д 76 К 68 — начислен НДФЛ с аренды.

Д 76 К 51 (50) — платеж по договору аренды выплачен арендодателю с расчетного счета или из кассы.

Д 68 К 51 — НДФЛ перечислен в бюджет.