Как вернуть излишне удержанный НДФЛ сотруднику в 2025 году: инструкция для бухгалтера

В практике бухгалтера иногда возникают ситуации, когда с дохода сотрудника был удержан налог на доходы физических лиц (НДФЛ) больше, чем нужно. Причины могут быть разными: техническая ошибка, перерасчет дохода, предоставление вычетов задним числом. Разберем, как действовать в таких случаях, какие есть варианты возврата налога, что говорит об этом закон.

Когда возникает переплата по НДФЛ?

Излишне удержанный НДФЛ может возникнуть в следующих ситуациях:

• ошибка в расчетах — например, удержание НДФЛ при выплате, которая не облагается налогом;

• некорректное применение налоговой ставки или ее изменение — например, сотрудник получил статус налогового резидента, а налог удержали по ставке для нерезидентов;

• предоставление стандартных, социальных или имущественных вычетов после удержания НДФЛ — например, сотрудник принес подтверждающие документы, когда заработная плата уже была рассчитана и выплачена;

• пересчет дохода — например, при отзыве работника из отпуска или позднем предоставлении больничного.

При выявлении излишне удержанного НДФЛ нужно сообщить об этом физическому лицу — получателю дохода. По закону это нужно сделать в течение 10 дней. При этом никакой ответственности за это не предусмотрено.

Зачет излишне удержанного НДФЛ

После извещения работника возможны варианты в зависимости от того, напишет ли сотрудник заявление на возврат. Если такого заявления нет, бухгалтерия может провести зачет излишне удержанного налога в счет будущих платежей.

Правда, на зачет НДФЛ есть ограничения:

• Работник продолжает получать зарплату или иные выплаты — если человек, например, уже уволен, то зачет произвести невозможно, поскольку будущих платежей нет.

• Зачет можно сделать только до окончания года — НДФЛ считается нарастающим итогом в течение года.

Пример. Сотрудник с окладом 100 тыс. руб. в апреле 2025 года получил статус налогового резидента. За январь–март НДФЛ с его доходов удерживался по ставке 30%, в апреле налог был пересчитан по ставке 13%. Излишне удержанный налог в сумме 51 тыс. руб. компания может учитывать в уменьшение НДФЛ в течение апреля–июля 2025 года.

Суммы излишне удержанного НДФЛ отражаются в отчете 6-НДФЛ по строке 180 раздела 2.

Если неверно рассчитанная сумма налога обнаружена в течение одного квартала и отчет еще не сдан, то все перерасчеты НДФЛ отражаются в первичной декларации. Когда пересчет налога произведен за уже сданный период, придется подавать корректировку.

При обнаружении излишне удержанного налога в отчете 6-НДФЛ будут отражены такие суммы:

• Строка 020 — отражается правильная сумма исчисленного налога за отчетный квартал, с учетом корректировки;

• По строкам 021–026 приводится расшифровка этой суммы по срокам уплаты;

• Строка 140 — отражается правильная сумма исчисленного налога за налоговый период, с учетом перерасчета;

• Строка 160 — указывается фактическая сумма удержанного налога за налоговый период;

• Строки 161–166 содержат информацию об удержанных суммах НДФЛ по срокам уплаты за последний квартал;

• По строке 180 возникает сумма излишне удержанного налога как разница показателей по строкам 140 и 160.

В последующих налоговых отчетах суммы налога исчисленного и удержанного показывают в фактических суммах. В результате сумма излишне удержанного налога по строке 180 постепенно уменьшается.

Возвращаясь к примеру выше, допустим, что перерасчет провели до сдачи отчета 6-НДФЛ за I квартал 2025 года. В этом случае бухгалтер заполнит отчет следующими данными:

Возврат излишне удержанного НДФЛ

Когда сумму излишне удержанного НДФЛ до конца года зачесть не успели или когда сотрудник написал заявление, нужно провести возврат.

Получив от работника заявление на возврат НДФЛ, компания должна в течение 10 дней определиться со способом выплаты: за счет каких средств будет проводиться погашение долга.

Можно это сделать за счет сумм НДФЛ, начисленных к уплате в целом по компании. В этом случае у вас есть три месяца на перечисление задолженности работнику. Если срок нарушен, то за каждый день просрочки начисляются проценты по ставке рефинансирования ЦБ.

Если же компания понимает, что сумм НДФЛ, подлежащих уплате в течение этих трех месяцев, не хватит, она может оформить возврат налога из бюджета. Для этого нужно направить в налоговую заявления по установленной форме. К заявлению прикладывают подтверждающие переплату документы: регистры налогового учета по НДФЛ, платежные поручения на уплату налога.

Важно: при смене статуса нерезидент–резидент возврат налога, переплаченного на конец года, налоговый орган проводит напрямую физлицу на основании поданной им декларации. В этом случае возврат через налогового агента невозможен.

Погасить задолженность перед сотрудником можно, не дожидаясь перевода суммы налога из бюджета.

Важно: возврат НДФЛ проводят только путем перевода на счет работника, выдача из кассы не допускается — даже в случае, если расчеты по зарплате производятся наличными. Соответственно, при подаче заявления на возврат работник обязательно указывает банковские реквизиты для перевода ему суммы «лишнего» налога.

Возвращенные физлицу суммы налога отражаются в отчете 6-НДФЛ по строке 190 раздела 2, с расшифровкой по срокам уплаты по строкам 191–196. В разделе 1 возвращенные в течение отчетного квартала суммы указывают в строке 030.

Пример. Сотрудник с окладом 100 тыс. руб. в марте 2025 года принес в бухгалтерию документы на имущественный налоговый вычет в сумме 1 млн руб. и написал заявление на возврат налога. Бухгалтерия пересчитала налог сотрудника за 1 квартал 2025 года. Деньги были перечислены работнику в апреле 2025 года.

В отчете 6-НДФЛ будут отражены следующие суммы:

В заключение приведем чек-лист по порядку возврата излишне удержанного НДФЛ:

• Выявите ошибку и пересчитайте налог.
• Известите работника в течение 10 дней.
• Подайте заявление на возврат с указанием банковских реквизитов.
• Определите порядок возврата в течение 10 дней.
• Подайте заявление в налоговую на возврат НДФЛ из бюджета.
• Получите возврат денег в течение трех месяцев.