Компенсируем работнику расходы при разъездной работе

Суть разъездной работы в том, что она по умолчанию осуществляется вне места нахождения работодателя. Командировки временны, разъездная работа — постоянна. Какие компенсации положены курьерам, водителям, экспедиторам — разбираем подробнее.

Какая работа является разъездной?

Если сотрудник постоянно находится в разъездах, то вне зависимости от того, какую должность он занимает, характер его работы — разъездной (ст. 57 ТК РФ). Разъездная работа бывает не только у курьера или торгового представителя. Например, у юриста, который постоянно ездит по переговорам, министерствам и ведомствам, судебным заседаниям — тоже разъездной характер деятельности.

Хотите знать, как быстро развиваться и зарабатывать благодаря знаниям налогов, учета, рисков, консалтинга и финансов?

Ответы ➡ в нашем авторском Telegram-канале

Какими документами закрепляется разъездной характер работы?

Конкретный перечень сотрудников с разъездным характером работы нужно сформулировать в отдельном локальном нормативном акте (ЛНА) или в коллективном договоре (ст. 168.1 ТК РФ).

В трудовом договоре также нужно отразить разъездной характер и указать место работы — наименование работодателя, город, иной населенный пункт (ст. 57 ТК РФ). Например, так: «Стороны договорились о разъездном характере работы на территории г. Москвы и Московской области».

Алгоритм оформления самих поездок, порядок и конкретные размеры компенсаций также закрепляют в трудовом, коллективном договоре или в отдельном ЛНА. Для оформления каждой служебной поездки не нужно оформлять приказ (ст. 168.1 ТК РФ).

Важно отразить условие о разъездной работе в трудовом (коллективном) договоре, так как в противном случае налоговики могут снять расходы, даже если представлены подтверждающие документы. И суд, скорее всего, их поддержит — как это сделал АС Поволжского округа (постановление от 30.05.24 № Ф06-3330/2024). Не спасла даже ссылка на положение о разъездной работе — хотя оно тоже нужно.

Акция действует до 13 января 2025 включительно

Большая новогодняя распродажа 👉 на факультете «НАЛОГИ»

🎁 Скидки до 50% и подарки на сумму 88.640 рублей

➡ УЗНАТЬ БОЛЬШЕ ⬅

Как сформулировать ЛНА о разъездной работе?

В положении о разъездной работе закрепляют, помимо общих положений, следующие условия:

Порядок оформления

Приказы на каждую поездку оформлять не нужно, но письменное поручение за подписью непосредственного руководителя — маршрутный или путевой лист — потребуется. Если речь идет о поездках на городском, муниципальном транспорте, метро, то расходы подтверждают проездные билеты.

Также обязательно закрепите обязанность сотрудника по окончании поездки сдать в бухгалтерию не только путевой или маршрутный лист, но также авансовый отчет и подтверждающие документы.

Размер, порядок возмещения расходов

По ТК РФ нужно возмещать затраты на проезд, на наем жилья, суточные и иные необходимые расходы (ст. 168.1 ТК РФ). Зарплата выплачивается, а не сохраняется, как средний заработок при командировке. В этом пункте надо прописать условия о том:

проезд на каком именно транспорте возмещается;
в каком размере компенсируется проживание (в сутки);
каков размер суточных. Необлагаемый лимит суточных в настоящее время — 700 руб. за день по России, 2500 — за рубежом. На все суммы сверх нужно начислять НДФЛ и взносы.

Также установите, когда именно выплачивается возмещение, и какие документы принимаются в качестве подтверждения стоимости проезда и проживания. Можно дополнить, что отсутствие документов влечет за собой отсутствие возмещения расходов.

Акция действует до 13 января 2025 включительно

Большая новогодняя распродажа 👉 на факультете «НАВЫКИ»

🎁 Скидки до 90% и подарки на сумму 88.640 рублей

➡ УЗНАТЬ БОЛЬШЕ ⬅

Какие компенсации положены за разъездную работу?

Работодатель обязан возмещать расходы, связанные с поездками. Выплата надбавок за условия труда, отклоняющиеся от нормальных, — право работодателя (ст. 129, 149, 168.1 ТК РФ).

Можно установить доплату, надбавку в фиксированной сумме или в проценте к окладу (ст. 129 ТК РФ). Помните о том, что такую компенсацию надо учитывать так же, как заработную плату, то есть облагать НДФЛ, страховыми взносами, включать в расходы (ст. 57 ТК РФ, ст. 255 НК РФ).

Эта компенсация, если она выплачивается как доплата к зарплате в фиксированном размере без учета фактически понесенных расходов, включается в расчет для оплаты отпускных как элемент оплаты труда (п. 2 Положения об особенностях порядка исчисления средней зарплаты, утв. постановлением Правительства от 24.12.07 № 922, постановление АС Северо-Западного округа от 05.09.23 № Ф07-12871/2023).

Иногда налоговики пытаются исключить компенсации за разъездную работу из расходов по УСН, утверждая, что это не командировочные и в перечне расходов в ст. 346.16 НК РФ такие суммы не упомянуты.

Можно напомнить о том, что компенсация за разъездной характер работы — это элемент оплаты труда, то есть ее можно включить в расходы по подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ при условии, что выплата предусмотрена трудовым или коллективным договором, проводилась обоснованно и в именно в связи с с выполнением трудовой функции. На это указал, например, АС Восточно-Сибирского округа, защищая налогоплательщика от притязаний контролеров (постановление от 08.04.24 № Ф02-952/2024).