Переплатить отпускные работнику могут по разным причинам. Наиболее частая из них — сотрудник отгулял отпуск авансом. Встречаются также ошибки бухгалтера в расчетах, повторная оплата, сбой в программе и т.п. Если сотрудник получил больше, чем нужно и на нем теперь «висит» задолженность, это становится «головной болью» бухгалтерии и требует корректировки.

Причины переплаты

Предоставили отпуск авансом

В течении рабочего года сотруднику предоставляется отпуск в размере 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Уйти в него после приема на работу разрешается через пол года. Но в статье 122 ТК РФ указано, что работник может уйти в отпуск и раньше, если руководство даст на это согласие. Бывает, что сотрудники увольняются, не отработав полученную авансом оплату за отпуск и у них образуются долги перед компанией, которые бухгалтерия «должна закрыть».

Ошиблись в расчетах

Счетные ошибки возникают из-за неверных арифметических вычислений. Например, бухгалтер случайно вместо плюса поставил минус. Если для возврата переплаты придется обращаться в суд, прикладывают объяснительную записку бухгалтера, в которой следует привести математические формулы и подробные расчеты.

Произошел сбой в учетной программе

Переплата может возникать не по вине расчетчика зарплаты, а из-за сбоя в программе для ведения бухучета. Причем, это происходит не так уж и редко.

К ошибкам могут приводить как неверные арифметические расчеты, так и применение устаревших нормативно-правовых актов — если программу не обновили вовремя.

При обращении в суд для истребования переплаты с сотрудника, сбой в программе придется доказывать. Как вариант — приложить заключение или отчет IT-департамента компании. Объяснительной записки или акта расчетчика зарплаты будет недостаточно. Также имейте в виду, что суды не всегда признают сбой в программе счетной ошибкой.

Способы решения проблемы

Существует, как минимум, три способа решить вопрос с переплатой отпускных:

1. Сотрудник дает добровольное согласие на возврат долга.

2. Переплата возвращается через суд.

3. Прощение долга работнику.

Но излишне уплаченные отпускные не всегда можно вернуть (абз. 5 ч. 2 ст. 137 ТК РФ). Требовать их возврата при увольнении незаконно, если:

• сотрудник призывается в армию;

• увольнение работника происходит по состоянию здоровья и это подтверждается медицинским заключением;

• сотрудника увольняют в связи с реорганизацией или ликвидацией организации, а также по сокращению штата;

• работник принимался на место временно отсутствующего сотрудника;

• увольнение происходит по причине чрезвычайных обстоятельств.

Переплата возвращается добровольно

Если работник согласился вернуть переплаченную сумму добровольно путем удержания из зарплаты (не оспаривает оснований и размеров), он должен заявить об этом письменно. Руководитель компании подписывает приказ об удержании долга с указанием месяца начала удержания.

При этом бухгалтер должен учитывать лимиты на удержания, установленные статьей 138 ТК РФ — не более 20% в месяц, а в случаях, предусмотренных ФЗ — не более 50%.

Бухгалтер сторнирует проводку по излишне начисленным отпускным и проводку по удержанию с них НДФЛ. Образовавшуюся переплату по НДФЛ зачитывают в счет будущих платежей в бюджет или возвращают на расчетный счет.

По страховым взносам также образуется переплата. Поэтому в текущем периоде делают корректировки по их начислению, а сама переплата регулируется дальнейшими платежами. Бывает, что в персонифицированном учете по работнику образуются отрицательные суммы — такой отчет у организации не примут. В этом случае корректировку делают не в текущем, а в предыдущем периоде.

Возврат через суд

Если сотрудник отказывается возвращать переплату добровольно, организация вправе обратиться в судебные органы. На сумму долга (без НДФЛ), которую компания планирует взыскать с работника, делают проводку Дт73 Кт70.

А далее возможны варианты:

1. Компания выиграла дело. Возвращенный долг списывают проводкой Дт 50(51) Кт73. Расходы по переплате сторнируют и в БУ и в НУ, также сторнируется излишне удержанный НДФЛ. Образовавшуюся переплату по страховым взносам отражают в отчетности текущего месяца как задолженность фонда. Переплата по НДФЛ возвращается на расчетный счет либо зачитывается в счет предстоящих платежей в бюджет.

2. Компания проиграла суд. Переплаченную сумму отпускных возвращают на счет 70: Дт70 Кт73. Затем расходы списываются на счет 91, а в налоговом учете аннулируются. Страховые взносы считаются уплаченными правомерно. Корректировка по НДФЛ также не нужна.

Сотруднику прощают долг

Этот вариант самый простой, так как предполагает минимум корректировок в учете и не требует дополнительных расходов, например, на оплату пошлины и услуг юриста.

Проводку по начислению отпускных сторнируют, а сумма переплаты исключается из расходов по НУ. Дебетовое сальдо по счету 70 будет «висеть» до списания.

НДФЛ и страховые взносы с суммы переплаты отпускных полагаются уплаченными обосновано.

Долг сотрудника списывают по приказу директора или по истечении трехлетнего срока исковой давности проводкой Дт91 Кт70.