Как списать безнадежную дебиторскую задолженность в бухгалтерском и налоговом учете?

Дебиторская задолженность — это незакрытые взаиморасчеты. Если вам не заплатили за товар или не оказали предоплаченные услуги, не вернули заем, сотрудник не отчитался за подотчетные средства — это ваша дебиторская задолженность, которую в определенных случаях нужно списать. Расскажем, как это сделать.

Задолженность может быть:

• По срокам договора — краткосрочной (до 1 года) и долгосрочной (более 1 года).
• По срокам погашения обязательств — срочной (срок погашения которой еще не наступил) и просроченной.

Когда просроченная задолженность становится безнадежной?

При ликвидации контрагента или просрочке в три года (срок исковой давности) дебиторскую задолженность следует списать в расходы.

Списать можно только безнадежный долг (п. 2 ст. 266 НК). Это долг с истекшим сроком исковой давности, а также долг ликвидированной, исключенной из ЕГРЮЛ компании. Кроме того, невозможность погашения долга может установить судебный пристав.

Ликвидация ИП не повод для списания задолженности, поскольку предприниматель отвечает по долгам всем своим имуществом, в том числе личным. Списать долг в этом случае можно по истечению срока исковой давности — три года (ст. 195, 196 ГК).

Обещанного три года ждут

А с какой даты вести отсчет срока давности?

В ст. 200 ГК закреплен порядок определения даты, от которой нужно отсчитывать срок давности по обязательствам:

• Если договором определен конкретный период времени, то отсчитывайте срок давности с даты окончания такого периода.
• Если договор не содержит конкретный срок и не определяет дату, отсчитывайте исковую давность со дня выставления требования об исполнении обязательства.
• Если же, согласно договору, с момента получения такого требования предоставляется отсрочка на выполнение требования, ведите отсчет со дня окончания отсрочки.

Все действия, направленные на закрытие задолженности, должны уложиться в трехлетний срок!

Срок давности может быть прерван, если:

• стороны подписали акт сверки;
• было письмо о признании долга или предоставлении отсрочки;
• уплачены проценты или неустойка;
• заключено дополнительное соглашение.

Прервавшийся срок исковой давности нужно начинать считать заново. Однако совокупный срок не может превышать 10 лет (п. 2 ст. 200 ГК).

Если ликвидировать задолженность до истечения срока давности не удалось, то ее нужно списать.

Списание дебиторской задолженности в бухгалтерском учете

Безнадежную дебиторскую задолженность в бухгалтерском учете списывают в расходы за счет резерва сомнительных долгов или напрямую в составе прочих расходов.

Списание задолженности — процедура многоступенчатая, которая включает:

• Сбор документов, позволяющих признать задолженность безнадежной — первичные документы, договоры, письма с претензиями к должнику, выписки из ЕГРЮЛ или справки налоговой инспекции о ликвидации должника, решения суда и другие документы.
• Организацию инвентаризации дебиторской задолженности для определения задолженности контрагентов, по которой истек срок исковой давности или которая является нереальной для взыскания по другим основаниям. Инвентаризация завершается оформлением инвентаризационных актов.
• Подготовку бухгалтерской справки с обоснованием необходимости списания задолженности.
• Оформление приказа руководителя о списании дебиторской задолженности.
• Проведение операции в бухгалтерском учете — если ранее по этой задолженности был создан резерв по сомнительным долгам, то она списывается за счет этого резерва. Если резерв по сомнительным долгам в отношении нее не создавался или величина задолженности превышает сумму созданного резерва, долг списывают в прочие расходы.

Такой порядок предусмотрен пунктом 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности (приказ Минфина от 29.07.1998 № 34н).

Создавать резерв по сомнительной задолженности в бухгалтерском учете обязаны все, в том числе и малые предприятия на спецрежимах (п. 70 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности). Резерв создают по любой дебиторской задолженности.

Если в течение года сумма расходов на списание безнадежного долга превысит резерв, разницу отражают в прочих расходах:

Дт 63 Кт 62, 60, 76 — за счет созданного резерва.

Дт 91.2 Кт 62, 60, 76 — задолженность списана в прочие расходы в размере, не покрытом резервом.

Списание нереальной к взысканию дебиторки не означает, что долг аннулировали. В течение пяти лет его нужно отражать за балансом на счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов».

Если срок давности прошел, а должник погасил уже списанный долг, бухгалтерский учет корректировать не нужно. Ведь задолженность списали обоснованно. Погашенную сумму учтите в прочих доходах (п. 2, 7, 16 ПБУ 9/99). Одновременно спишите эту сумму с забалансового счета 007.

Налоговый учет безнадежной дебиторской задолженности

Списание задолженности в налоговом учете на различных системах налогообложения отражается по-разному.

Безнадежная дебиторка по сути это ваш убыток. А вот уменьшает ли он налоги? Списание дебиторской задолженности в бухгалтерском учете не всегда равно принятию в ее в расходы в налоговом!

Принять безнадежную дебиторку в расходы в налоговом учете и уменьшить налог на прибыль имеют право только организации на общей системе налогообложения (ОСНО), которые применяют метод начисления.

Сумму безнадежного долга относят к внереализационным расходам. Если организация создавала резерв по сомнительным долгам, любая безнадежная задолженность, возникшая в связи с реализацией товаров (работ, услуг), списывается за счет этого резерва. При недостаточности суммы резерва безнадежный долг включают во внереализационные расходы.

Списывается дебиторская задолженность в полной сумме, включая НДС.

Создание резерва по сомнительным долгам в налоговом учете не является обязательным. Кроме того его могут формировать только те, кто применяет метод начисления (п. 3 ст. 266 НК).

Резервы в налоговом учете можно сформировать исключительно по дебиторской задолженности за товары, работы и услуги. Например, нельзя формировать резерв по договору займа. Суммы перечисленной предоплаты также не учитываются при формировании резервов по сомнительным долгам в налоговом учете.

Если во внереализационные расходы списывается безнадежная задолженность в виде оплаченных поставщику авансов, и НДС с суммы авансов в свое время был принят к вычету, его придется восстановить.