Что нужно отразить в учетной политике при электронном документообороте?

В современном мире все больше организаций и предпринимателей делают свой выбор в пользу электронного документооборота. Передовые технологии позволяют существенно снизить расходы и ускорить процесс подписания документов. В статье расскажем, какие изменения нужно внести в учетную политику при переходе на ЭДО.

Преимущества ЭДО

Отражение документов в бухгалтерском учете сопровождается ведением первичной и иной документации. Если компания ведет делопроизводство на бумажных носителях, неизбежны частые переоформления некорректных или испорченных документов, затраты времени и денежных средств на отправку документов курьером, риски утери оригинальных документов. По перечисленным причинам электронный документооборот стремительно вытесняет бумажный.

Хотите быть профессиональнее и востребованнее 95% бухгалтеров?

Переходите по ссылке, применяйте промокод Эксперт20 или Эксперт30 на 20% или 30% скидку и всего за 3 месяца вы гарантированно увеличите свой доход и будете экспертно разбираться в налогах, обоснованно отстаивая свою позицию перед проверяющими и руководством.

Основные преимущества ЭДО, которые положительно влияют на работу бухгалтерской службы организации:

Быстрая подготовка и поиск документов. Поиск необходимых документов занимает незначительное количество времени, все необходимые файлы в упорядоченном виде хранятся на компьютере сотрудника.

Оперативный обмен документами с контрагентами. Документы на бумаге нередко доставляются с опозданием, в непригодном виде, а то и вовсе теряются. При передаче электронных документов описанные трудности исключены.

Минимизированы расхождения с контрагентами. Если в закрытом налоговом периоде допущены грубые ошибки, можно оперативно обмениваться исправительными/ корректировочными документами.

Быстрое утверждение первичных документов. Оперативное подписание документов и оформление договоров позволяет повысить деловую репутацию компании и привлечь новых партнеров.

Своевременная сдача отчетности. Организации не придется направлять в ИФНС пояснительные письма и выплачивать штрафы.

На курсе «Самостоятельная налоговая проверка» на практике разберетесь как провести налоговый аудит компании и исключить налоговые риски, получите инструменты, которые позволяют оставаться вне поля зрения проверяющих. У вас будут личные наставники, которые проверят домашние задания, дадут обратную связь и ответят на ваши вопросы по налоговому учету и аудиту.

Переходите по ссылке, применяйте промокод Аудит10 или Аудит20 на 10% или 20% скидку и всего за четыре месяца вы гарантированно повысите свою стоимость на рынке труда и будете профессионально проводить самостоятельный налоговый аудит компании, основываясь на действующем законодательстве, судебной практике и разъяснениях Минфина РФ и ФНС.

Порядок перехода компании на ЭДО

Если руководством компании было принято решение о переходе на электронный документооборот, следует придерживаться следующего алгоритма действий:

1. Выбрать способ обмена документами: напрямую с контрагентом (посредством заключения соглашения) или через оператора ЭДО. Последний вариант в большей мере гарантирует безопасность, конфиденциальность и надежность в бизнес-процессах.

2. Выбрать систему ЭДО. Следует брать во внимание такие критерии, как функциональность, надежность, отзывы о качестве обслуживания, а также стоимость самого продукта.

3. Оформить электронную подпись. Электронные документы будут утверждены после проставления квалифицированной ЭП, идентичной по юридической силе собственноручной.

4. Оформить приказ о назначении ответственных лиц. После прохождения соответствующего обучения, сотрудники будут иметь доступ к системе ЭДО, а также к КЭП.

5. Уведомить контрагентов о подключении к системе, обсудить дальнейшее сотрудничество в рамках ЭДО.

Более 400 практических ситуаций: примеров, тестов, заданий с проверкой наставниками для вас уже готовы в курсе «Главный бухгалтер коммерческой организации». Уверенное владение учетом и налогообложением гарантированно увеличит ваш доход и откроет перед вами двери даже самых требовательных работодателей.

Переходите по ссылке, применяйте промокод Главбух20 или Главбух30 на 20% или 30% скидку и всего за четыре месяца вы будете профессионально разбираться в учете и налогах, обоснованно отстаивая свою позицию перед проверяющими и руководством.

Изменения в учетной политике при переходе на ЭДО

Для того чтобы документально закрепить применение системы ЭДО рекомендуется выделить дополнительный раздел в учетной политике организации или индивидуального предпринимателя. Несмотря на наличие положения об ЭДО, где будут даны определения терминов и порядок работы, в учетной политике необходимо закрепить следующую информацию:

Способ обмена по ЭДО. При работе через посредника рекомендуется добавить следующую формулировку: «Обмен электронными документами с контрагентами производится через третью организацию — оператора электронного документооборота»;
Перечень документов, передаваемых в электронном виде. Примерный список выглядит так: договоры (с дополнительными соглашениями к ним), счета на оплату, товарные накладные, счета-фактуры (УПД), акты выполненных работ, служебные записки.
Вид подписи для утверждения документов. ФЗ № 63-ФЗ от 06.04.2011 предусмотрены три разновидности: простая электронная подпись, усиленная электронная подпись (может быть квалифицированной и неквалифицированной).
Список ответственных лиц, имеющих доступ к системе ЭДО и КЭП. Помимо генерального директора и главного бухгалтера в него могут быть включены сотрудники бухгалтерии, отвечающие за документооборот с партнерами и сверку данных.
Сроки и условия хранения электронных документов. Местом хранения может быть локальный архив, облачное хранилище, а также хранилище системы ЭДО.
Способ предоставления документа в ИФНС в зависимости от его категории. По желанию руководства компании документ может быть представлен по требованию налоговой службы в бумажном или электронном виде, если иное не предусмотрено законом.
Обязанность соблюдения положения по ЭДО всеми обособленными подразделениями и филиалами компании.

Спасибо, что прочитали наш материал. Надеемся, информация была для вас полезной.

Поделитесь, пожалуйста, в комментариях, узнали ли вы для себя что-то новое из вышеописанного.

Если Вам нужна консультация по сделкам, налоговый аудит вашей деятельности, сопровождение налоговой проверки или спора, переходите по ссылке и записывайтесь на бесплатную 15-минутную консультацию с нашим экспертом.

Профессионально окажем аудиторские и консалтинговые услуги по вопросам снижения налоговой нагрузки в рамках законодательства: