Личный авто в служебных целях: сколько? как? почему?

Следующие документы необходимо подготовить для подтверждения расходов:

• Документы, подтверждающие принадлежность автомобиля работнику;
• Документы, подтверждающие факт использования автомобиля в служебных целях. Например, если работник находится в отпуске, то такие расходы не могут быть компенсированы;
• Документы, подтверждающие сумму понесенных расходов (путевые листы, чеки на покупку ГСМ, др.).

Соглашение об использовании личного автомобиля работника
 в служебных целях
«__» ____________ 20__ г.                                                г. ____________
         ______________________________________ (________________), именуем__ в дальнейшем «Работодатель», в лице ________________________, действующего на основании __________________ , с одной стороны, и водитель автотранспортного средства _________________________________________, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, совместно именуемые «Стороны», руководствуясь статьей 188 Трудового кодекса РФ, заключили настоящее Соглашение о нижеследующем:

1. В интересах Работодателя Работник использует в служебных целях принадлежащий ему автомобиль марки (модели) ______________________________________, год выпуска ______, рабочий объем двигателя ______ куб. см, государственный регистрационный знак _________________, идентификационный номер (VIN) _____________________, цвет ___________ .

2. Работнику за использование личного транспортного средства в служебных целях возмещаются расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, в том числе на приобретение горюче-смазочных материалов, в соответствии с нормами расходов топлива и на основании представляемых Работником чеков ККТ АЗС и путевых листов, а также выплачивается компенсация _______________________________________________________ .

3. Расходы на горюче-смазочные материалы возмещаются работнику исходя из ____________ — ___л/____ км и километража, пройденного в служебных целях, по сведениям путевого листа.

4. Для получения компенсации Работник до ____ числа месяца, следующего за истекшим, предоставляет в бухгалтерию:
документы, подтверждающие затраты на горюче-смазочные материалы;
путевой лист по форме ______ с указанием маршрута следования по служебным поручениям.

5. Порядок выплаты денежной компенсаций и возмещения расходов: ___________________________________________________________________________.

6. За время нахождения Работника в отпуске, командировке (если при этом не используется личное транспортное средство) или отсутствия на работе по причине болезни, а также при использовании личного транспортного средства в целях, отличных от служебных, компенсация не выплачивается.

7. Настоящее Соглашение вступает в силу с момента его подписания Сторонами. 

8. Настоящее Соглашение составлено и подписано в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из Сторон.

Приложения:
1) копия свидетельства о регистрации транспортного средства;
2) копия водительского удостоверения Работника.
Работодатель:                                                  Работник:
_____________                                       _____________

Сумму компенсации можно предусмотреть в Соглашении в фиксированной сумме или выплачивать на основании расчетной величины (например, в зависимости пройденных километров). 

Если принято решение выплачивать компенсацию на основании расчетной величины, тогда в Соглашении следует прописать порядок расчета и ежемесячно готовить бухгалтерскую справку. 

Законодательство о противодействии недобросовестной конкуренции предусматривает, что закон разрушаем.

Пример бухгалтерской справки для расчета компенсации за использование личного автомобиля

                                                                                                                         УТВЕРЖДАЮ
Бухгалтерская справка-расчет
компенсации за использование легкового автомобиля 
работника                      
за (месяц) 20__ г.

________________________________________________ использовал личный автомобиль в служебных целях в ____________  20__ г. __ рабочих дней, за которые было пройдено ____ км пути (маршрут указан в путевом листе и прилагается к настоящей справке). 

 
Компенсируется стоимость __ литров бензина, в сумме _____ руб. (чеки АЗС прилагаются к настоящей справке);
Компенсируется износ автомобиля в фиксированном размере в сумме ____ руб.; 
Компенсируется стоимость платной парковки за ___ рабочих дней в сумме ________ руб. (квитанции об оплате прилагаются к настоящей справке).
Общая сумма компенсации составляет _______ руб.

Приложения:
1. Путевой лист движения автомобиля в ________ 20__ г. На __ листах.
2. Чеки на покупку ГСМ в ________ 20__ г. На __ листах.
3. Квитанция об оплате парковки за ________ 20__ г. На __ листах.

Главный бухгалтер 
____________   (подпись)                               
__.__.20__